Dieta krajowa – kompendium wiedzy dla przedsiębiorców i pracowników

Dieta krajowa to pojęcie, które często pojawia się w kontekście podróży służbowych pracowników. Jest to pewna forma rekompensaty dla niego za dodatkowe koszty, jakie ponosi podczas delegacji na terenie kraju. Dla pracodawców dieta krajowa stanowi ważny element polityki kadrowo-płacowej, a jej prawidłowe rozliczenie ma ogromne znaczenie w przypadku unikania problemów podatkowych oraz kontroli skarbowej. Sprawdź, co warto wiedzieć!

Co to jest dieta krajowa?

Dieta krajowa to ryczałtowa forma zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z odbywaniem podróży służbowej na terenie Polski. Wysłany w podróż służbową może ponosić dodatkowe koszty, takie jak wyżywienie, dojazdy czy noclegi. W związku z tym ta rekompensata częściowo pokrywa wyżej wymienione wydatki, bez konieczności ich udokumentowania fakturami czy paragonami.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje dieta krajowa, a jej wysokość oraz warunki wypłaty określone są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wysokość diety krajowej

Wielkość diety krajowej ustalana jest na podstawie przepisów prawa, zatem może ulegać zmianom. Od 28 lipca 2022 roku jej wysokość wynosi 38 zł za każdą dobę podróży służbowej na terenie Polski. Warto jednak pamiętać, że w przypadku zmiany ustawy stawka ta może ulec zmianie, dlatego warto na bieżąco śledzić nowelizacje prawa.

Zasady naliczania diety krajowej

Dieta krajowa jest naliczana w zależności od długości trwania podróży służbowej:

do 8 godzin – nie przysługuje.
od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, czyli 19 zł.
powyżej 12 godzin – przysługuje pełna stawka, czyli 38 zł.

W przypadku podróży trwającej kilka dni dieta naliczana jest za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Przykład naliczania diety krajowej

Jeżeli pracownik odbywa podróż służbową, która trwa 35 godzin, przysługuje mu: 38 zł za pierwszą pełną dobę (24 godziny) i 19 zł za rozpoczętą kolejną dobę (11 godzin). Łączna wartość to w tym przypadku 57 zł.

Zasady pomniejszania diety krajowej

W pewnych sytuacjach dieta krajowa może być pomniejszona. Przepisy przewidują, że jeżeli pracownik w trakcie podróży służbowej ma zapewnione bezpłatne wyżywienie, ten dodatek ulega pomniejszeniu o:

25% za śniadanie,
50% za obiad,
25% za kolację.

W praktyce oznacza to, że jeżeli pracodawca zapewni pracownikowi wszystkie trzy posiłki, dieta krajowa może zostać pomniejszona nawet o 100%, czyli do zera.

Przykład: Pracownik odbywa podróż służbową trwającą 26 godzin. Przysługuje mu jedna pełna dieta (38 zł). Jeśli pracodawca zapewnił mu obiad (50% diety) oraz śniadanie (25% diety), dieta ulega pomniejszeniu o 75%, co daje 9,5 zł (które mu się należy).

Dieta krajowa a koszty uzyskania przychodu

Dieta krajowa, do wysokości określonej w przepisach, jest zwolniona z podatku dochodowego oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W praktyce oznacza to, że kwota ta nie jest doliczana do podstawy opodatkowania ani nie wpływa na wysokość składek ZUS.

W przypadku pracodawcy wypłacane dodatku stanowi koszt uzyskania przychodu, co pozwala obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT) lub podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT).

Dieta krajowa w kontekście kontroli skarbowej

Prawidłowe rozliczanie tego dodatku jest niezwykle ważne dla przedsiębiorców, zwłaszcza w kontekście ewentualnych kontroli skarbowych. Należy więc pamiętać, że organy państwowe mogą zakwestionować zasadność wypłaconych diet, jeśli:

brakuje odpowiedniej dokumentacji podróży służbowej.
nie są spełnione warunki do naliczenia diety.
diety są zawyżone lub rozliczone niezgodnie z przepisami.

Jak prawidłowo rozliczać diety krajowe?

Rozliczanie diet krajowych powinno odbywać się na podstawie odpowiednią dokumentację. Pracownik po zakończeniu podróży służbowej powinien przedłożyć pracodawcy:

delegację – dokument zawierający informacje o celu, miejscu i czasie trwania podróży.
rachunki i faktury (jeżeli dieta nie pokrywa wszystkich kosztów) – np. za noclegi, transport itp.
oświadczenie o braku zapewnienia wyżywienia lub częściowego zapewnienia posiłków (jeżeli dotyczy).

Na tej podstawie pracodawca jest w stanie prawidłowo naliczyć dodatek oraz ewentualne zwroty kosztów poniesionych przez pracownika.

Najczęstsze błędy w rozliczaniu diet krajowych

Błędy w rozliczaniu diet krajowych prowadzą do wielu problemów z fiskusem. Do najczęstszych z nich należą:

naliczenie diety za podróż poniżej 8 godzin.
brak pomniejszenia diety za zapewnione posiłki.
brak dokumentacji potwierdzającej cel i czas trwania podróży.
nieprawidłowe rozliczenie diet w księgach rachunkowych.

Aby uniknąć pomyłek, warto korzystać z usług profesjonalnych biur rachunkowych, które zapewniają swoim klientom prawidłowe rozliczanie podróży służbowych i diet krajowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak biuro rachunkowe może pomóc w rozliczaniu diet krajowych?

Biuro rachunkowe takie jak Effepro oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie rozliczania diet krajowych, w tym:

doradztwo prawne i podatkowe – pomoc w interpretacji przepisów dotyczących diet krajowych i ich właściwego stosowania.
prowadzenie dokumentacji – prawidłowe sporządzanie dokumentów związanych z podróżami służbowymi i rozliczaniem diet.
optymalizacja kosztów – pomoc w optymalizacji kosztów związanych z podróżami służbowymi i dietami.
kontrola poprawności rozliczeń – audyt wewnętrzny w zakresie rozliczeń podróży służbowych i diet krajowych.

Współpraca z Effepro to gwarancja zgodności z przepisami i bezpieczeństwo podatkowe firmy. Jeśli masz pytania dotyczące diet krajowych lub potrzebujesz wsparcia w ich rozliczaniu, skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – chętnie pomożemy!