e-faktura – poznaj jej wszystkie tajniki!

Każdy z nas miał choć raz styczność z fakturą papierową. Jednakże w dobie cyfryzacji ta wersja przechodzi powoli do lamusa, tym samym oddając miejsce swojej elektronicznej odpowiedniczce. e-faktura, bo o niej mowa, to współczesne ułatwienie dla przedsiębiorców. Zwłaszcza że jej wystawianie przebiega znacznie szybciej, aniżeli w klasyczny sposób. Natomiast dzięki odpowiednim przepisom prawa, proces ten może przebiegać niezwykle sprawnie i całkowicie bezpiecznie. Zobacz, co dokładnie powinno znaleźć się na rachunku tego rodzaju i jakie korzyści wynikają z korzystania z jego nowoczesnej formy.

e-faktura – czym się charakteryzuje?

Faktura elektroniczna, inaczej nazywana e-fakturą, to nic innego jak dokument zapisany w cyfrowy sposób, który wykazuje wszystkie cechy swojej tradycyjnej odmiany, czyli papierowego wariantu.

Warto jednak wiedzieć, że według obowiązujących zasad prawnych, e-fakturą nie może być dokument, który:

w pierwszej kolejności został wystawiony w formie elektronicznej, a następnie został on wydrukowany i przekazany klientowi w tradycyjnej papierowej formie;
został wystawiony w tradycyjny sposób, na papierze, lecz kontrahent otrzymał jego zeskanowaną, elektroniczną wersję;

Każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, że e-faktura może mieć dowolny format cyfrowy, lecz najkorzystniejszym jest wariant XML. Przechowuje on dane, które w późniejszym kroku z łatwością można zautomatyzować, aby następnie przetwarzać je przez systemy informatyczne w różnorodnych firmach, włączając w to ich programy do księgowości. Równie często spotykanym formatem e-faktury jest PDF. On również umożliwia sprawne przesyłanie i drukowanie informacji z niej zawartych.

W formie e-faktury można przesyłać:

faktury VAT;
faktury korygujące;
noty korygujące;
duplikaty faktur;

e-faktura – co mówi o niej podstawa prawna?

Według prawa obowiązującego w naszym kraju e-faktura ma taką samą moc prawną jak ta utworzona tradycyjnie na papierze. Zatem wersja cyfrowa jest podstawowym dokumentem księgowym, który potwierdza przeprowadzoną transakcję. Co więcej, określa on zarówno podmiot wystawiający fakturę, jak i jego odbiorcę.

Należy mieć świadomość, że samo pojęcie e-faktury zostało zdefiniowane w Ustawie o VAT, w art. 2 pkt 31 i 32. W związku z tym musi ona zawierać konkretne, wymagane przez to rozporządzenie, dane. Niezależnie od tego, czy została sporządzona na papierze, czy też w formie elektronicznej.

Co powinno znaleźć się w e-fakturze według ustawy?

W każdym dokumencie potwierdzającym przeprowadzenie transakcji, czyli w e-fakturze należy umieścić:

datę wystawienia faktury;
numer faktury, który pozwala na jej identyfikację;
imię i nazwisko, lub nazwę oraz adres podatnika;
imię i nazwisko, lub nazwę nabywcy towarów bądź usługi;
numer identyfikacji podatkowej podatnika;
numer, który pozwala zidentyfikować nabywcę towarów bądź usług na rzecz podatku;
datę dostawy towarów, lub wykonania usługi, bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli jest ona określona w konkretny sposób, ale różni się od daty wystawienia faktury;
nazwę towaru lub usługi;
ilość towarów bądź opis wykonywanych usług;
cenę jednostkową towaru, lub cena usługi bez kwoty podatku;
kwotę otrzymanych rabatów;
wartość sprzedaży;
stawkę obowiązującego podatku;
sumę wartości sprzedaży netto wraz z uwzględnieniem podziału na sprzedaż z i bez podatku;
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto;
kwotę należności ogółem;

W jaki sposób przechowywać e-fakturę?

Niestety ustawa o VAT nie opisuje jedynego konkretnego sposobu przechowywania e-faktury przez przedsiębiorcę, czy też kontrahenta. Tym samym mają oni tzw. wolną rękę i mogą samodzielnie podjąć decyzję w zakresie sposobu archiwizacji tego dokumentu elektronicznego. W związku z tym mogą oni je drukować, a nawet archiwizować np. poprzez wiadomości e-mail wraz z cyfrowym załącznikiem. Jest to bez wątpienia niezwykle praktyczne i wygodne rozwiązanie, ponieważ z łatwością można uniknąć niespodziewanego zniszczenia rachunku tego rodzaju, co jest możliwe w przypadku papierowego odpowiednika.

Według zasad księgowości każda e-faktura powinna być przechowywana zgodnie z danym okresem rozliczeniowym. Dzięki temu łatwiej jest wyszukać konkretny numer wśród wszystkich tych dokumentów. Warto wiedzieć, że polskie prawo nie zabrania przechowywania cyfrowych wariantów za granicą, lecz w takiej sytuacji podatnik musi mieć możliwość udostępnienia ich drogą on-line.

Zaufaj specjalistom!

Masz problem z wystawianiem e-faktur? Nie masz pewności, że dobrze to robisz? Skontaktuj się ze specjalistami od rachunkowości – biurem Effepro i dowiedz się, jak dokładnie musisz księgować wszelkie transakcje w swoim przedsiębiorstwie. Poznaj ich opinię i skorzystaj z wiedzy ich profesjonalnej kadry księgowych. Nie czekaj, wypełnił formularz kontaktowy i opisz w nim swoją sprawę już dziś! Przekonaj się na własne oczy, że prowadzenie własnej działalności gospodarczej może być łatwe i przyjemne!