Faktura VAT czy faktura bez VAT? Plus jak poprawnie refakturować koszty

„Wystawić fakturę VAT czy mogę bez VAT?” i „jak to w ogóle odsprzedać dalej?” to dwa pytania, które w praktyce księgowej biura rachunkowego wracają razem, więc razem je tutaj omawiamy. Pierwsza część pokazuje, kiedy wybrać którą fakturę, druga — krok po kroku, jak działa refakturowanie kosztów, bo to właśnie przy refakturze najczęściej pojawiają się wątpliwości co do stawki VAT.

Kto może wystawić fakturę bez VAT

Fakturę bez VAT wystawiają przede wszystkim podatnicy zwolnieni z VAT — podmiotowo (ze względu na limit obrotu) albo przedmiotowo (ze względu na rodzaj sprzedawanych towarów lub usług). Szczegółowo opisaliśmy to w osobnym artykule: faktury bez VATu — praktyczny przewodnik. Jeśli w ogóle nie prowadzisz zarejestrowanej działalności, a mimo to musisz wystawić dokument sprzedaży, sprawdź osobny przypadek opisany w tekście faktura bez działalności — kto i kiedy może ją wystawić.

Faktura VAT a faktura bez VAT — najważniejsze różnice

Kiedy wystawić fakturę VAT, a kiedy bez VAT

• Jesteś czynnym podatnikiem VAT — zawsze wystawiasz fakturę VAT, niezależnie od tego, kim jest nabywca.
• Korzystasz ze zwolnienia podmiotowego (limit 200 000 zł obrotu) — wystawiasz faktury bez VAT, dopóki nie przekroczysz limitu lub dobrowolnie się nie zarejestrujesz.
• Sprzedajesz towary lub usługi objęte zwolnieniem przedmiotowym (np. część usług finansowych, medycznych, edukacyjnych) — faktura bez VAT niezależnie od wysokości obrotu.
• Zbliżasz się do limitu zwolnienia — warto zaplanować rejestrację z wyprzedzeniem, żeby nie wystawić faktury VAT „retroaktywnie” po przekroczeniu progu.

Czym jest refaktura i kiedy się ją wystawia

Refaktura to faktura dokumentująca odsprzedaż usługi, którą sam nabyłeś, ale z której faktycznie korzysta ktoś inny — najczęściej Twój najemca lub kontrahent. Najpopularniejszy przykład to refakturowanie mediów przy najmie: to Ty jako wynajmujący dostajesz fakturę za prąd czy internet, a następnie „przekazujesz” ten koszt najemcy w formie refaktury.

Refaktura formalnie nie różni się od zwykłej faktury — różni się jej ekonomiczne uzasadnienie. Nie musisz fizycznie świadczyć danej usługi, żeby ją refakturować — wystarczy, że pośredniczysz w jej odsprzedaży.

Jak wystawić refakturę krok po kroku — przykład

Załóżmy, że wynajmujesz biuro i w umowie najmu ustaliłeś, że media (prąd, ogrzewanie, internet) rozliczane są odrębnie od czynszu, na podstawie faktur od dostawców. Dostawca prądu wystawia Ci fakturę na 500 zł netto + 23% VAT. Ponieważ w umowie najmu media są rozliczane odrębnie, wystawiasz najemcy refakturę na dokładnie taką samą kwotę i z taką samą stawką VAT, jaka widnieje na fakturze pierwotnej — bez doliczania marży.

1. Sprawdź, czy w umowie z kontrahentem jasno wynika, że media lub inna usługa będą rozliczane odrębną refakturą.
2. Przenieś na refakturę dane z faktury pierwotnej: rodzaj usługi, kwotę netto i stawkę VAT.
3. Wystaw dokument w tym samym terminie, w którym powstaje obowiązek podatkowy dla usługi pierwotnej.
4. Zachowaj fakturę źródłową jako podstawę wystawienia refaktury — może być potrzebna przy ewentualnej kontroli.

Jaką stawkę VAT zastosować przy refakturowaniu

Podstawowa zasada: na refakturze stosujesz taką samą stawkę VAT, jaka widnieje na fakturze pierwotnej od dostawcy usługi. Wyjątkiem są media rozliczane ryczałtowo razem z czynszem najmu — wtedy całość, łącznie z mediami, opodatkowana jest stawką właściwą dla usługi najmu (w przypadku lokali użytkowych zwykle 23%), niezależnie od tego, jaką stawkę zastosował pierwotny dostawca. To rozróżnienie — media rozliczane odrębnie kontra ryczałtowo w czynszu — to najczęstsze źródło błędów przy refakturowaniu, więc warto ustalić je jasno już na etapie podpisywania umowy najmu.

Refaktura a nota księgowa — to nie to samo

Refaktura zawsze dotyczy odsprzedaży usługi lub towaru i podlega VAT na zasadach opisanych wyżej. Nota księgowa (nota obciążeniowa) to zupełnie inny dokument — wystawia się ją poza VAT, najczęściej przy obciążeniach niezwiązanych bezpośrednio ze sprzedażą, na przykład przy karach umownych czy odsetkach za zwłokę. Jeśli nie masz pewności, którego dokumentu potrzebujesz w konkretnej sytuacji, sprawdź nasz poradnik: nota księgowa — kiedy wystawić, wzór, VAT i księgowanie.

Najczęstsze błędy

• Doliczanie marży do refaktury mediów bez wyraźnej podstawy w umowie — organy podatkowe konsekwentnie kwestionują taką praktykę.
• Stosowanie stawki VAT „z automatu” 23%, zamiast sprawdzenia, czy usługa nie kwalifikuje się do stawki obniżonej zgodnie z fakturą pierwotną.
• Wystawianie faktury bez VAT mimo przekroczenia limitu zwolnienia podmiotowego w trakcie miesiąca.
• Mylenie refaktury z notą księgową przy rozliczaniu kar umownych lub odsetek.

Najczęściej zadawane pytania

Czy refaktura wymaga osobnej numeracji?
Nie musi mieć osobnej serii numeracji — w praktyce najczęściej ujmuje się ją w tym samym ciągu numeracyjnym co pozostałe faktury sprzedażowe, chyba że przyjęta polityka fakturowania w firmie mówi inaczej.

Czy refakturowanie działa też w drugą stronę — mogę refakturować usługę, którą sam wykonałem?
Nie. Refaktura dotyczy wyłącznie odsprzedaży usługi nabytej od kogoś innego. Usługę wykonaną samodzielnie dokumentujesz zwykłą fakturą sprzedażową.

Czy faktury ustrukturyzowane w KSeF zmieniają zasady refakturowania?
Same zasady stosowania stawki VAT pozostają bez zmian — zmienia się wyłącznie forma i sposób przesyłania dokumentu. Więcej na ten temat znajdziesz w naszym przewodniku po Krajowym Systemie e-Faktur.

Jeśli refakturowanie kosztów w Twojej firmie zdarza się regularnie (np. przy najmie powierzchni biurowej), warto powierzyć to biuru rachunkowemu — błędna stawka VAT na refakturze to jedno z częstszych ustaleń kontroli podatkowych. Skontaktuj się z Effepro, żeby to sprawdzić.

Źródła

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług — isap.sejm.gov.pl
• Biznes.gov.pl — refakturowanie — co powinieneś wiedzieć