Faktury bez VATu – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Faktury bez VATu budzą niekiedy kontrowersje wśród przedsiębiorców rozważających działalność bez VAT. W niniejszym tekście wyjaśnimy, kiedy można wystawiać taki dokument, jak go prawidłowo opisać oraz jakie obowiązki wiążą się z tą formą rozliczeń. Dzięki tym wskazówkom unikniesz błędów i wyjaśnisz wszelkie wątpliwości związane z tym właśnie procesem fakturowania.

CZEGO DOWIESZ SIĘ Z TEGO ARTYKUŁU?

Jest kilka istotnych zagadnień, na które warto zwrócić uwagę. Zanim jednak przejdziesz dalej, sprawdź, czy poniższe kwestie okażą się dla Ciebie interesujące:

Jakim przedsiębiorcom przydaje się faktura dla nievatowca i w jakich sytuacjach powstaje obowiązek jej wystawiania?
Dlaczego działalność bez VAT bywa korzystna oraz z którymi limitami trzeba się wtedy liczyć?
Kiedy można mówić o dokumencie typu faktura zwolniona z VAT i jakich elementów musi on koniecznie zawierać?
Dlaczego warto zrozumieć zasady wystawiania faktur bez VATu, by nie narazić się na komplikacje w rozliczeniach?

Faktury bez VATu – podstawowe informacje

Rozważanie problematyki dokumentów zwolnionych z opodatkowania warto zacząć od wskazania, czym w ogóle są faktury bez VATu. W najbardziej ogólnym ujęciu to faktury, na których nie wykazuje się kwoty podatku VAT z uwagi na zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe. Przy zwolnieniu podmiotowym decyduje wysokość obrotu osiąganego przez podatnika w skali roku (aktualne limity wynikające z regulacji prawnych), natomiast przy zwolnieniu przedmiotowym istotny jest rodzaj działalności gospodarczej.

Zwolnienie podmiotowe dotyczy głównie tzw. „małych przedsiębiorców”, którzy nie przekroczyli ustalonego rocznego limitu przychodów. W praktyce oznacza to, że właściciele takich firm mogą prowadzić działalność bez VAT i nie są zobowiązani do jego naliczania ani odprowadzania. Kiedy jednak zbliżają się do granicy przychodów wykluczającej możliwość korzystania z preferencji, powinni monitorować ten stan, by nie narazić się na zaległości wobec urzędu skarbowego.

W przypadku zwolnienia przedmiotowego najczęściej chodzi o usługi (lub towary) określone przepisami prawa. Może to być np. edukacja, usługi medyczne czy finansowe. Tacy przedsiębiorcy również wystawiają faktury bez VATu, ale wynika to z charakteru świadczonych usług, a nie z wyboru czy skali obrotu.

Faktura dla nievatowca – co warto wiedzieć?

Termin „faktura dla nievatowca” bywa stosowany potocznie na określenie dokumentu, który przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia VAT (podmiotowego lub przedmiotowego) wystawia swojemu klientowi.

Najczęściej pojawiające się sytuacje to:

Usługi świadczone przez początkujące firmy, nieprzekraczające rocznego limitu obrotu do zwolnienia z VAT.
Sprzedaż towarów lub usług podlegających zwolnieniom przedmiotowym, np. prowadzenie określonej działalności edukacyjnej bądź kulturalnej.

Niezależnie od typu zwolnienia, taka faktura powinna zawierać dopisek o podstawie zwolnienia (z przepisów ustawy o VAT albo rozporządzeń wykonawczych). W praktyce często spotyka się formułę typu: „Podstawa zwolnienia z VAT – art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług” (jeśli jest to zwolnienie podmiotowe) lub właściwe paragrafy rozporządzenia w wypadku zwolnienia przedmiotowego.

Elementy, które powinna zawierać faktura dla nievatowca

Mimo że nie wylicza się na niej podatku VAT, ta faktura pozostaje dokumentem księgowym, który musi spełnić szereg wymogów. Zawartość w dużej mierze pokrywa się z jej tradycyjną formą, natomiast istotną różnicą bywa brak pozycji dotyczących stawki i kwoty podatku. Standardowe elementy, które muszą się na niej znaleźć to:

Data wystawienia i numer kolejny faktury.
Imiona i nazwiska (nazwy) oraz adresy kontrahentów.
NIP (o ile przedsiębiorca jest zobowiązany go podawać).
Dokładny opis towaru lub usługi.
Kwota należności w ujęciu netto, która zarazem stanowi kwotę brutto (dla nabywcy).
Adnotacja o podstawie zwolnienia z VAT (np. art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy VAT, w zależności od rocznego obrotu i innych warunków).

Tak skonstruowana faktura dla nievatowca jest w pełni ważnym dokumentem, a jej posiadacz (nabywca) nie ma prawa do odliczenia podatku VAT, co jest oczywiste w świetle nieobciążenia transakcji VAT-em.

Działalność bez VAT – kto może, a kto nie powinien?

Przepisy dopuszczają prowadzenie działalności bez VAT do momentu, gdy przychody nie przekraczają ustalonego przez ustawodawcę progu rocznego. Limit ten jest co jakiś czas waloryzowany, dlatego przedsiębiorca powinien na bieżąco sprawdzać aktualne wartości. Jeśli przekroczymy próg w danym roku podatkowym, utracimy prawo do zwolnienia i staniemy się płatnikiem VAT (konieczna będzie rejestracja do VAT i wystawianie faktur z podatkiem).

Nie każda firma może też z własnej woli pozostać poza VAT. Są branże i rodzaje transakcji zobowiązane ustawowo do opodatkowania (na przykład doradztwo podatkowe, prawnicze, usługi jubilerskie i kilka innych działalności). W ich przypadku żadna faktura zwolniona z VAT nie wchodzi w grę – przedsiębiorca musi rozliczać się według właściwych stawek.

Plusy i minusy zwolnienia z VATu

Zasadniczy atut to ograniczenie biurokracji. Prowadzenie ksiąg i rozliczeń jest dla nievatowców prostsze, często też nie wymaga comiesięcznych deklaracji VAT. Dodatkową korzyścią może być niższa cena towaru lub usługi w oczach klienta indywidualnego, który nie potrzebuje odliczania podatku.

Minusem bywa brak możliwości odzyskania VAT-u od zakupów. Jeśli twoja firma nabywa dużo towarów i materiałów obciążonych tym podatkiem, działanie poza VAT-em pozbawia Cię prawa do zwrotu lub odliczenia. W związku z tym, przy większych nakładach inwestycyjnych, zdecydowana większość przedsiębiorców wybiera jednak rejestrację tego sposobu rozliczania, aby móc pomniejszyć swoje zobowiązania wobec skarbówki.

Faktura zwolniona z VAT – formuła prawna i praktyka

Faktura zwolniona z VAT opiera się na regulacjach prawa podatkowego, które wprost wskazują, jakie rodzaje działalności lub jakie formy przychodu mogą (lub muszą) funkcjonować bez podatku od towarów i usług. Obecnie najważniejszym aktem prawnym jest ustawa o VAT (ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług), w której zamieszczono art. 113 dotyczący zwolnienia podmiotowego. Z kolei zwolnienia przedmiotowe ujęto w art. 43 tej ustawy oraz w rozporządzeniach Ministra Finansów.

Jakiekolwiek wystawianie dokumentów bez VAT, niezależnie od powodu (zwolnienie przedmiotowe czy podmiotowe), zawsze musi być poparte konkretnymi przepisami. Bardzo ważne jest zatem, by na fakturze znalazła się adnotacja o podstawie prawnej zwolnienia – urzędy skarbowe zwracają na to szczególną uwagę podczas kontroli.

Najczęstsze błędy popełniane przy wystawianiu faktury zwolnionej z VAT

Brak adnotacji o podstawie zwolnienia – często przedsiębiorcy zapominają o wskazaniu konkretnego przepisu. Tymczasem to klucz do legalności dokumentu.
Podawanie nieprawidłowej daty sprzedaży – zwłaszcza gdy przedsiębiorca nie od razu wystawia dokument i myli daty.
Niewłaściwe numerowanie – chaos w kolejnych numerach faktur może wprowadzić w błąd przy ewentualnej kontroli.
Nieaktualizowanie statusu VAT – jeśli firma przekroczyła limit obrotu, a wciąż wystawia faktury zwolnione z VAT, organ podatkowy może naliczyć zaległości i odsetki.

Podsumowanie najważniejszych zasad faktur bez VATu

Faktury bez VATu wystawiane są przez podmioty zwolnione podmiotowo (ze względu na niskie obroty) lub przedmiotowo (z uwagi na rodzaj działalności).
Faktura dla nievatowca wymaga podania podstawy prawnej zwolnienia, braku stawki i kwoty VAT oraz poprawnego wskazania kwoty sprzedaży (netto = brutto).
Przy działalności bez VAT należy stale monitorować limit obrotu i przestrzegać przepisów wykluczających określone usługi czy towary ze zwolnienia.
Faktura zwolniona z VAT nie daje możliwości odliczenia podatku przez nabywcę, co w przypadku niektórych firm może być sporą wadą, jeśli ponoszą wysokie koszty inwestycyjne.

Przedsiębiorcy chętnie korzystają ze zwolnienia z podatku VAT, jednak brak pełnej wiedzy o regułach tworzenia faktur bez VATu potrafi sprawić kłopoty. Właśnie dlatego tak ważne jest poznanie specyfiki działalności bez VAT, zrozumienie, kiedy trzeba wystawiać fakturę zwolnioną z VAT-u i jak na niej wskazać właściwą podstawę prawną. Dzięki temu zyskujesz pewność, że Twoje transakcje są ewidencjonowane poprawnie, a Ty nie musisz obawiać się nieprzyjemnych konsekwencji.

Postaw na specjalistów od księgowości!

Zapraszamy do skorzystania z usług warszawskiego biura rachunkowego Effepro. Nasi specjaliści pomogą Ci rzetelnie zweryfikować, czy przysługuje Ci zwolnienie VAT, oraz rozliczą w Twoim imieniu wszelkie rodzaje faktur – w tym te wystawiane w ramach działalności bez VAT. Rzetelność i dbałość o szczegóły gwarantują pewność, że kwestie rozliczeniowe zostaną dopięte na ostatni guzik, a Ty możesz spokojnie skupić się na rozwoju swojego biznesu.