Jakich faktur nie dotyczy KSeF? — wyjaśnienie i praktyka dla przedsiębiorców

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych reform w rozliczeniach podatkowych ostatnich lat. System, który od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, ma usprawnić kontrolę rozliczeń i uprościć fakturowanie. Jednocześnie, ustawodawca przewidział szereg sytuacji, w których przedsiębiorcy wciąż mogą wystawiać faktury poza KSeF. Właśnie te wyjątki budzą dziś najwięcej pytań, zarówno wśród księgowych, jak i właścicieli firm. Świadomość, jakich faktur nie dotyczy KSeF, to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim bezpieczeństwo podatkowe, które pozwala uniknąć błędów w okresie przejściowym. Sprawdź, co to dokładnie znaczy!

CZEGO DOWIESZ SIĘ Z TEGO ARTYKUŁU?

Nowe przepisy budzą emocje, bo dotyczą codzienności każdej firmy, niezależnie od skali działalności. W naszym artykule znajdziesz uporządkowane informacje, które pozwolą Ci zrozumieć, kiedy KSeF jest obowiązkowy, a kiedy nie. To tu dowiesz się m.in.:

• jak działa Krajowy System e-Faktur i czym różni się faktura ustrukturyzowana od tradycyjnej,
• kogo obejmie obowiązek KSeF 2026 i jakie są przewidziane wyjątki,
• które faktury można nadal wystawiać poza systemem,
• jak rozumieć wyłączenia dotyczące faktur B2C, transakcji zagranicznych i zwolnień z VAT,
• w jaki sposób ustawa o KSeF 2023 definiuje faktury wyłączone z KSeF,

Krajowy System e-Faktur – cel, idea i sposób działania

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został stworzony przez Ministerstwo Finansów, aby ujednolicić sposób wystawiania i odbioru faktur w Polsce. W praktyce to centralna platforma informatyczna, do której przedsiębiorcy przesyłają faktury w formacie XML, tzw. faktury ustrukturyzowane. Każdy dokument trafiający do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i jest automatycznie archiwizowany przez administrację skarbową przez 10 lat.

Dzięki temu fiskus ma natychmiastowy dostęp do danych sprzedaży, co znacząco ogranicza nadużycia podatkowe. Ale to nie tylko narzędzie kontroli, dla przedsiębiorców oznacza to bowiem także koniec z koniecznością przechowywania papierowych kopii, przesyłania faktur e-mailem czy potwierdzania odbioru.

System został wprowadzony dobrowolnie w 2022 roku, a jego obowiązkowe stosowanie przesunięto na 2026 rok po analizie błędów technicznych i sugestii branży. Do tego czasu przedsiębiorcy mają wdrożyć odpowiednie rozwiązania księgowe oraz przygotować się do nowego sposobu dokumentowania transakcji.

Jednak mimo docelowej powszechności systemu, KSeF nie obejmie wszystkich przypadków. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, pewne grupy podatników oraz rodzaje transakcji pozostaną poza jego zakresem – i właśnie te wyłączenia z KSeF są najważniejsze dla prawidłowego rozliczania działalności po 2026 roku.

Obowiązek KSeF 2026 – kto i kiedy będzie musiał korzystać z nowego systemu?

Obowiązek korzystania z KSeF wprowadzany jest stopniowo. Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla największych podatników, czyli firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie pozostałych przedsiębiorców, również tych z sektora MŚP, samozatrudnionych i spółek cywilnych.

Jednocześnie, w przepisach przewidziano okres przejściowy do końca 2026 r., w którym możliwe będzie wystawianie niektórych faktur poza systemem. Ustawodawca uznał, że nie wszystkie branże i sytuacje można w prosty sposób „wcisnąć” w sztywną strukturę XML. Dlatego wprowadzono katalog faktur wyłączonych z KSeF, który obejmuje m.in. transakcje z konsumentami (B2C), podmioty zagraniczne bez siedziby w Polsce czy sprzedaż objętą procedurami szczególnymi.

Jakich faktur nie dotyczy KSeF? – sens przepisów i praktyczne znaczenie

Nie każdy dokument nazwany „fakturą” w potocznym rozumieniu mieści się w ramach KSeF. Część z nich z definicji nie spełnia wymogów technicznych (np. brak NIP-u), a część została wyłączona przez ustawodawcę. Warto tu odwołać się do art. 106ga ustawy o VAT, który określa, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy jedynie podatników mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Oznacza to, że przedsiębiorcy zagraniczni (bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce) nie muszą korzystać z KSeF. Podobnie jest w przypadku podatników, którzy mają w Polsce jedynie filię, ale ta filia nie uczestniczy w danej transakcji. Wówczas faktura może być wystawiona poza systemem.

Drugą grupę wyłączeń stanowią transakcje B2C, czyli sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Tu KSeF nie ma zastosowania, dlatego konsument nadal otrzymuje fakturę w tradycyjnej formie, papierowej lub elektronicznej (np. PDF).

Są też przypadki, w których KSeF technicznie nie może zostać zastosowany. To faktury dokumentujące czynności zwolnione z VAT (np. usługi finansowe, ubezpieczeniowe czy edukacyjne), jeśli nie zawierają wszystkich wymaganych pól. Struktura XML wymaga m.in. NIP-u, a w tego rodzaju usługach często nie występuje on ani po stronie nabywcy, ani sprzedawcy. Takie faktury, choć nadal prawidłowe w świetle przepisów VAT, pozostają poza systemem KSeF.

Wyjątki od KSeF – faktury wyłączone z systemu

Najczęściej spotykane pytanie przedsiębiorców brzmi: czy każda faktura musi przejść przez KSeF? Nie. Ustawa o KSeF 2023 przewiduje katalog sytuacji, w których faktur nie wprowadza się do systemu, niezależnie od statusu podatnika.

Pierwszą grupą są podatnicy zagraniczni, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Tacy przedsiębiorcy nie są zobowiązani do korzystania z KSeF, nawet jeśli sprzedają towary lub świadczą usługi na terytorium kraju. W praktyce oznacza to, że firma z Niemiec czy Czech, która jednorazowo sprzedaje produkt polskiemu kontrahentowi, może wystawić fakturę tradycyjnie, czyli w PDF lub papierowo.

Druga grupa to podatnicy, którzy mają w Polsce jedynie oddział, ale transakcja nie jest przez niego realizowana. Jeżeli polskie biuro firmy zagranicznej nie uczestniczy w danej dostawie lub usłudze, obowiązek KSeF również nie powstaje.

Trzecia kategoria dotyczy procedur szczególnych, takich jak OSS (One Stop Shop), IOSS (Import One Stop Shop) czy procedura nieunijna. W tych przypadkach rozliczenie VAT następuje w sposób zcentralizowany w jednym państwie UE, a faktury nie muszą być przekazywane do KSeF.

Podobnie jest z usługami okazjonalnego przewozu osób, sprzedażą na odległość towarów importowanych (tzw. SOTI) czy niektórymi czynnościami objętymi rozliczeniem uproszczonym. Wspólnym mianownikiem tych przypadków jest to, że faktura, choć formalnie istnieje, nie podlega obowiązkowi przesyłania do systemu e-Faktur.

KSeF a zwolnienie z VAT – jakich faktur nie dotyczy KSeF?

Nie każdy podatnik VAT ma obowiązek korzystania z KSeF. Dotyczy to w szczególności podatników zwolnionych z podatku od sprzedaży, zarówno na podstawie limitu obrotu (do 200 000 zł rocznie), jak i ze względu na rodzaj prowadzonej działalności.

Wyłączenie z VAT nie tylko zwalnia z obowiązku składania deklaracji czy JPK, ale również wpływa na sposób wystawiania faktur. W wielu przypadkach takie dokumenty nie zawierają numeru NIP ani innych danych wymaganych w strukturze ustrukturyzowanej. Dlatego przepisy wprost wskazują, że KSeF a zwolnienie z VAT to relacja wyjątkowa. Faktury te nie są przesyłane przez system, a podatnik może korzystać z dotychczasowych metod ich wystawiania.

Dla przykładu:

• nauczyciel prowadzący działalność edukacyjną, zwolnioną z VAT, może nadal wystawiać faktury w formie PDF;
• lekarz prowadzący prywatną praktykę nie musi raportować swoich faktur przez KSeF;
• artysta, freelancer lub fotograf korzystający ze zwolnienia podmiotowego nie jest objęty obowiązkiem.

To rozwiązanie jest istotne szczególnie dla mikroprzedsiębiorców, którzy często nie korzystają z rozbudowanych systemów księgowych. Dzięki temu zachowują dotychczasowy sposób pracy, a jednocześnie nie ryzykują błędów technicznych wynikających z obsługi platformy.

Jakich faktur nie dotyczy KSeF? – faktury B2C a KSeF

Jednym z najbardziej oczywistych, ale i praktycznie najważniejszych wyłączeń są faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych. Model B2C (Business-to-Consumer) nie podlega KSeF i to nawet po wprowadzeniu pełnego obowiązku w 2026 roku.

Oznacza to, że sprzedaż dla konsumentów nadal może być dokumentowana tradycyjnie. Fakturę można wydrukować, wysłać e-mailem lub udostępnić w formie elektronicznej, tak jak dotychczas. Nie trzeba jej wprowadzać do Krajowego Systemu e-Faktur.

Z punktu widzenia praktyki, to bardzo ważne rozróżnienie. Sklep internetowy sprzedający produkty osobom fizycznym nie ma obowiązku przesyłania każdej faktury klienta do KSeF. Z kolei ta sama firma, jeśli wystawia fakturę dla innej firmy (B2B), już będzie musiała to zrobić.

Ministerstwo Finansów dopuściło jednak możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF także w relacjach B2C, o ile nabywca wyrazi na to zgodę. W praktyce niewiele przedsiębiorstw decyduje się na ten krok, ponieważ konsumenci nie mają dostępu do systemu i nie widzą wystawionej faktury.

Dlatego faktury B2C pozostają jednym z trwałych wyjątków od KSeF, które nawet po pełnym wdrożeniu będą funkcjonować poza systemem.

Okres przejściowy i faktury wystawiane poza KSeF do końca 2026 r.

Choć obowiązek KSeF zostanie wprowadzony w 2026 roku, ustawodawca przewidział czas na dostosowanie. Do końca 2026 r. możliwe będzie wystawianie części faktur tradycyjnie, pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.

Najczęściej przywoływanym przykładem jest limit wartościowy, przedsiębiorca może wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna miesięczna wartość nie przekracza 10 000 zł brutto. W praktyce chodzi o małe transakcje, które nie mają istotnego wpływu na rozliczenia podatkowe. Poza tym w okresie przejściowym wciąż funkcjonują:

• faktury z kas rejestrujących i paragony fiskalne,
• faktury uproszczone do kwoty 450 zł (lub 100 euro),
• bilety jednorazowe dokumentujące przejazd autostradą czy komunikacją zbiorową.

Te dokumenty można nadal wystawiać poza KSeF, ponieważ nie zawierają wszystkich elementów wymaganych w strukturze e-Faktury. To rozwiązanie ma charakter tymczasowy, ponieważ po 2026 roku większość z nich stopniowo zostanie włączona do systemu lub zastąpiona innymi formami dokumentowania sprzedaży.

Warto też pamiętać, że KSeF działa niezależnie od kas fiskalnych. Wprowadzenie systemu nie oznacza, że paragony znikną, zmienia się bowiem jedynie sposób raportowania faktur pomiędzy przedsiębiorcami.

Kto nie musi korzystać z KSeF?

W świetle przepisów i interpretacji Ministerstwa Finansów można wyróżnić kilka grup przedsiębiorców, których KSeF nie obejmuje wprost:

• podatnicy zagraniczni bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• podatnicy, których stałe miejsce działalności w Polsce nie uczestniczy w danej transakcji,
• osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (model B2C),
• podatnicy zwolnieni z VAT,
• przedsiębiorcy rozliczający się w procedurach szczególnych (OSS, IOSS, SOTI),
• oraz podmioty wystawiające faktury uproszczone lub paragony do limitu 450 zł.

Wspólną cechą tych przypadków jest to, że dane transakcje nie mogą być poprawnie odwzorowane w strukturze XML lub nie podlegają rejestracji w polskim systemie podatkowym.

To właśnie dlatego nie każda faktura trafia do KSeF, a znajomość wyjątków pozwala uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca błędnie próbuje przesłać do systemu dokument, który w ogóle nie powinien się tam znaleźć.

Jakich faktur nie dotyczy KSeF? – wsparcie biura rachunkowego Effepro

Zmiany w systemie fakturowania to nie tylko kwestia przepisów, ale także dostosowania procedur i oprogramowania w firmie. Biuro rachunkowe Effepro pomaga przedsiębiorcom przejść przez proces wdrożenia KSeF bez stresu – od analizy obowiązków, przez przygotowanie dokumentacji, po bieżącą obsługę faktur ustrukturyzowanych.

Zespół Effepro to doświadczeni księgowi i doradcy, którzy śledzą na bieżąco komunikaty Ministerstwa Finansów i pomagają klientom unikać błędów w rozliczeniach. Współpraca z profesjonalnym biurem pozwala nie tylko zyskać pewność zgodności z prawem, ale też oszczędzić czas potrzebny na codzienną obsługę faktur i raportów.

UWAGA!! Przypominamy, że od 1 stycznia 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. To ostatni moment, aby przygotować firmę do nowych zasad fakturowania.

Sprawdź także: Faktura korygująca w KSeF – praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców i księgowych