Najlepszy program do faktur – jak wybrać i przygotować się na KSeF

Każdy przedsiębiorca wie, jak potrafi wyglądać codzienność z fakturami – klient dzwoni, termin goni, a Ty szukasz numeru, którego nie ma tam, gdzie być powinien. Do tego wszystkiego dochodzą nowe obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur, czyli KSeF. Brzmi skomplikowanie? Tylko z pozoru. Coraz więcej firm zastanawia się dziś, jaki program do faktur pomoże im ogarnąć ten proces raz a dobrze, czyli tak, żeby nie tracić czasu, działać zgodnie z przepisami i być gotowym na nadchodzące zmiany. W tym artykule znajdziesz konkretne podpowiedzi, porównanie najpopularniejszych rozwiązań i kilka praktycznych wskazówek, które ułatwią Ci wybór najlepszego programu do fakturowania, a więc takiego, który sprawdzi się zarówno teraz, jak i w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy.

CZEGO DOWIESZ SIĘ Z TEGO ARTYKUŁU?

W naszym poradniku zebraliśmy najważniejsze informacje, które pomogą Ci zrozumieć, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu do fakturowania. Zobacz, o czym będzie mowa:

Czym właściwie jest KSeF i po co został wprowadzony.
Jakie obowiązki obejmą przedsiębiorców i kiedy dokładnie.
Co zyskasz dzięki integracji z KSeF.
Jaki program do wystawiania faktur sprawdzi się najlepiej w różnych typach działalności.
Porównanie popularnych rozwiązań: wFirma, Comarch i inFakt.
Jak wygląda proces wystawienia faktury w systemie KSeF – krok po kroku.

Czym jest KSeF i dlaczego zmieni sposób, w jaki wystawiasz faktury?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa platforma, przez którą przedsiębiorcy będą wysyłać i odbierać faktury w formacie ustrukturyzowanym. W praktyce oznacza to, że każda faktura przejdzie przez centralny system Ministerstwa Finansów, gdzie otrzyma unikalny numer identyfikacyjny. Dokument będzie przechowywany przez 10 lat, więc nie trzeba będzie już gromadzić papierowych kopii czy robić archiwum PDF-ów.

Cel KSeF jest prosty – ujednolicić i uprościć obieg dokumentów między firmami, przyspieszyć rozliczenia oraz ograniczyć nadużycia podatkowe. Dla przedsiębiorcy to oznacza mniej formalności, szybszy zwrot VAT, a przede wszystkim, większe bezpieczeństwo danych. Choć dziś korzystanie z KSeF jest jeszcze dobrowolne, od 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla większości firm. Dlatego już teraz warto wybrać oprogramowanie do fakturowania, które obsługuje integrację z KSeF.

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów ogłosiło, że obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie etapami:

od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw,
od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT,
a dla najmniejszych działalności przewidziano dodatkowy czas – do 1 stycznia 2027 r.

To oznacza, że już za nieco ponad rok każdy program do fakturowania będzie musiał współpracować z systemem KSeF. Jeśli więc dziś zastanawiasz się, jaki typ wybrać, pomyśl nie tylko o wygodzie, ale i o przyszłych obowiązkach.

Dlaczego warto mieć program do fakturowania zintegrowany z KSeF?

Dobrze dobrany system do fakturowania to nie tylko wygoda, ale prawdziwa oszczędność czasu i, co najważniejsze, bezpieczeństwo. Program do faktur połączony z KSeF pozwala wystawić dokument jednym kliknięciem, automatycznie przesłać go do systemu i uzyskać potwierdzenie odbioru.

Korzyści jest sporo:

automatyzacja całego procesu fakturowania,
brak potrzeby ręcznego archiwizowania faktur,
natychmiastowe potwierdzenie odbioru dokumentu przez kontrahenta,
mniejsze ryzyko błędów formalnych,
łatwiejsza współpraca z biurem rachunkowym, które może pobierać faktury bezpośrednio z KSeF.

Najlepszy program do fakturowania nie tylko ułatwia wystawianie dokumentów, ale też gwarantuje zgodność z przepisami i pozwala spać spokojnie, gdy system KSeF stanie się obowiązkowy.

Jaki program do faktur wybrać? Przegląd popularnych rozwiązań

Na rynku jest wiele narzędzi, ale nie każde radzi sobie dobrze z integracją z KSeF. Wybierając najlepszy program do faktur, warto zwrócić uwagę na stabilność, prostotę obsługi i dostępność aktualizacji. Oto trzy rozwiązania, które są dziś najczęściej polecane:

wFirma

To system online, często wybierany przez małe i średnie firmy. Oferuje automatyczne wystawianie faktur, integrację z KSeF, a także możliwość współdzielenia konta z biurem rachunkowym. wFirma jest intuicyjna, dostępna z poziomu przeglądarki i regularnie aktualizowana o zmiany prawne.

Comarch ERP XL

Bardziej rozbudowany system, który świetnie sprawdza się w większych firmach lub tam, gdzie potrzebna jest pełna integracja z księgowością. Comarch oferuje stabilne połączenie z KSeF, archiwizację danych i automatyzację procesów. To solidny wybór dla tych, którzy potrzebują kompleksowego rozwiązania.

inFakt

Prosty w obsłudze program do fakturowania, który cenią freelancerzy i mikrofirmy. Oferuje wystawianie faktur online, integrację z KSeF oraz możliwość współpracy z biurem rachunkowym. Dzięki przejrzystemu interfejsowi w inFakt można szybko wystawić fakturę bez zbędnych formalności.

Warto pamiętać, że wybierając konkretny system, należy kierować się nie tylko ceną, ale też jakością wsparcia technicznego, częstotliwością aktualizacji i tym, czy program jest naprawdę gotowy na obsługę KSeF.

Jak wystawić fakturę w systemie KSeF? – krok po kroku

Niezależnie od tego, jaki program do wystawiania faktur wybierzesz, procedura wygląda podobnie:

Logujesz się do programu do fakturowania.
Tworzysz nowy dokument sprzedaży, wypełniając wszystkie dane.
Zaznaczasz opcję „wyślij do KSeF”.
System automatycznie przekształca fakturę do formatu XML i wysyła ją do KSeF.
Po kilku sekundach otrzymujesz potwierdzenie (UPO), że dokument został przyjęty.
Faktura jest dostępna zarówno w programie, jak i w systemie KSeF przez 10 lat.

Wszystko odbywa się w tle – bez dodatkowych działań po stronie przedsiębiorcy.

Jakie cechy powinien mieć najlepszy program do faktur?

Jeśli chcesz, by fakturowanie nie było udręką, a codzienną rutyną, zwróć uwagę na kilka istotnych rzeczy, mianowicie:

prosty i intuicyjny interfejs,
automatyczne przesyłanie faktur do KSeF,
możliwość integracji z biurem rachunkowym,
przechowywanie danych w chmurze,
bieżące aktualizacje zgodne z przepisami,
dobre opinie użytkowników.

Rola biura rachunkowego w procesie fakturowania

Dobre biuro rachunkowe to dziś coś więcej niż miejsce, które „robi księgi”. To partner, który doradzi, jaki program do fakturowania wybrać i jak skonfigurować integrację z KSeF. Biuro może też przejąć część obowiązków, np. pobieranie faktur bezpośrednio z systemu i ich rozliczanie. Dlatego warto ustalić z księgowym, jaki program do wystawiania faktur najlepiej współpracuje z jego systemem. Taka współpraca oszczędza mnóstwo czasu i eliminuje błędy wynikające z przesyłania dokumentów w różnych formatach.

Najczęściej zadawane pytania – FAQ o programach do fakturowania i KSeF

1. Czy KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich firm?
Tak, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy etapami. Duże firmy będą musiały korzystać z niego od 1 lutego 2026 r., a pozostali podatnicy VAT – od 1 kwietnia 2026 r. Dla najmniejszych przedsiębiorców przewidziano odroczenie do 1 stycznia 2027 r. Warto jednak wdrożyć system wcześniej, żeby spokojnie się przygotować.

2. Czy darmowy program do faktur wystarczy po wprowadzeniu KSeF?
Nie zawsze. Część darmowych programów nie oferuje integracji z KSeF albo nie gwarantuje aktualizacji po zmianach w przepisach. Darmowe rozwiązanie może być dobre na start, ale w dłuższej perspektywie lepiej zainwestować w stabilny program do fakturowania, który obsługuje KSeF i zapewnia wsparcie techniczne.

3. Jaki program do fakturowania polecacie dla małej firmy?
Dla mikro- i małych firm dobrze sprawdzają się programy online, takie jak wFirma lub inFakt – są proste, intuicyjne i mają już wbudowaną integrację z KSeF. Dodatkowo umożliwiają współpracę z biurem rachunkowym, co jest dużym plusem przy rozliczeniach.

4. Czy program do wystawiania faktur musi być połączony z biurem rachunkowym?
Nie musi, ale to duże ułatwienie. Współdzielony system do fakturowania pozwala księgowemu automatycznie pobierać faktury z KSeF, bez przesyłania plików e-mailem. Dzięki temu oszczędzasz czas i zmniejszasz ryzyko błędów w księgowaniu.

5. Jak sprawdzić, czy program do faktur obsługuje KSeF?
Najprościej, zapytać dostawcę o funkcję „integracja z KSeF”. Warto też sprawdzić na stronie producenta, czy program posiada certyfikat zgodności z KSeF i umożliwia wysyłkę faktur w formacie XML. Program do fakturowania, który naprawdę jest gotowy na KSeF, powinien umożliwiać także odbiór UPO (urzędowego poświadczenia odbioru).

6. Co się stanie, jeśli po wejściu KSeF dalej będę wystawiać faktury tradycyjnie?
Po wprowadzeniu obowiązku korzystania z KSeF faktury wystawione poza systemem będą uznawane za niezgodne z przepisami. Oznacza to ryzyko kar finansowych oraz konieczność korekt. Dlatego lepiej przygotować się wcześniej i wdrożyć odpowiednie oprogramowanie do fakturowania, które bez problemu komunikuje się z KSeF.

Skorzystaj z pomocy biura rachunkowego Effepro już teraz!

Jeśli potrzebujesz wsparcia w wyborze odpowiedniego programu do fakturowania lub chcesz mieć pewność, że Twoja firma będzie gotowa na KSeF, skontaktuj się z biurem rachunkowym Effepro. Pomagamy przedsiębiorcom wdrażać nowoczesne rozwiązania, integrujemy systemy fakturowania z KSeF i dbamy o to, by wszystko działało bezpiecznie i zgodnie z przepisami.

UWAGA! Od 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. To ostatni moment, by przygotować swój program do fakturowania i wdrożyć integrację z KSeF.

Sprawdź także: Dokumenty w KSeF — praktyczny przewodnik dla przedsiębiorcy, który nie chce tracić czasu