Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – co zmienia się dla pracodawców i pracowników?

Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców, podpisana w kwietniu 2025 roku, to najpoważniejsza zmiana w regulacjach od ponad dekady. Dotyka ona zarówno pracodawców, jak i osób przyjeżdżających do Polski w celach zarobkowych. Elektronizacja postępowań, wyższe opłaty i surowsze kary to tylko część zmian, które w praktyce zrewolucjonizują rynek pracy. W naszym tekście poznasz wszystkie szczegóły tegorocznej nowelizacji, dlaczego przeczytaj go już dziś!

CZEGO DOWIESZ SIĘ Z TEGO ARTYKUŁU?

Zmiany w systemie legalizacji pracy cudzoziemców budzą wiele pytań i niepewności. Dlatego poniżej znajdziesz skrócony przewodnik, który pokazuje, na co warto zwrócić uwagę już dziś:

Jakie przepisy obowiązywały wcześniej i które akty prawne zastąpiono nową ustawą?
Jak wygląda elektronizacja procedur i czym jest Centralny Rejestr Zatrudniania Cudzoziemców.
Ile wyniosą nowe opłaty i jak zmienią się sankcje za nielegalne zatrudnienie?
Co stanie się z oświadczeniami PUP dla cudzoziemców i zezwoleniami A–E?
Jakie praktyczne konsekwencje poniosą pracodawcy, a jakie cudzoziemcy.

Podstawy prawne – jakie przepisy zastąpiono nową ustawą o zatrudnianiu cudzoziemców?

Dotychczas zatrudnienie obcokrajowców regulowały dwie ustawy. Ta o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 2004 roku oraz o cudzoziemcach z 2013 roku. To one definiowały zasady wydawania zezwoleń na pracę typów A–E, oświadczenia PUP dla cudzoziemców czy kwestie pobytu. W praktyce system był jednak archaiczny. Czas oczekiwania na decyzję często wynosił kilka miesięcy, procedury były skomplikowane i papierowe, a urzędy wojewódzkie borykały się z ogromnymi kolejkami. Dlatego nowa ustawa o zatrudnieniu cudzoziemców z marca 2025 roku uchyla wcześniejsze przepisy i tworzy jednolity system oparty na pełnej elektronizacji. W efekcie zmieniają się zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce, od sposobu składania wniosków, przez dostęp do danych, po sankcje za naruszenia.

Elektronizacja postępowań i Centralny Rejestr Zatrudniania Cudzoziemców

Jednym z filarów nowych przepisów dotyczących zatrudnienia cudzoziemców jest odejście od papierowej obsługi. Wszystkie wnioski, zarówno o zezwolenia, jak i ich przedłużenie, muszą być składane elektronicznie, podpisane kwalifikowanym podpisem albo przez Profil Zaufany. Powstaje też Centralny Rejestr Zatrudniania Cudzoziemców (CRZC), do którego dostęp będą miały urzędy pracy, wojewodowie, Straż Graniczna oraz PIP. Pracodawca będzie mógł sprawdzić status wniosku online, a system wyśle powiadomienia o zbliżającym się końcu ważności zezwolenia. Dzięki integracji z bazą PESEL 2.0 cudzoziemiec otrzyma automatycznie numer PESEL, co uprości procedury podatkowe, takie jak wystawianie PIT-11. Dla HR to oznacza mniej biegania po urzędach, ale jednocześnie większą odpowiedzialność za poprawność danych, bo każdy błąd zostanie szybko wychwycony przez system.

Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – koszty i opłaty za zezwolenia

Nowelizacja ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców znacząco zmienia poziom opłat. Do tej pory wniosek o zezwolenie kosztował 100 zł w przypadku pracy dłuższej niż trzy miesiące. Od 2026 roku opłata może sięgnąć równowartości minimalnego wynagrodzenia, czyli ponad 4600 zł. Dla pracowników sezonowych maksymalna opłata wyniesie 10% minimalnej płacy. W praktyce duże firmy poradzą sobie z tym obciążeniem, ale dla mikroprzedsiębiorców zatrudniających cudzoziemców np. w gastronomii czy ochronie może to oznaczać konieczność rezygnacji z usług agencji pracy tymczasowej lub szukania alternatywnych form zatrudnienia. Warto pamiętać, że część kosztów może zostać przerzucona na pracownika, co zmniejsza atrakcyjność rynku polskiego dla cudzoziemców.

Zaostrzone sankcje i większa kontrola PIP oraz Straży Granicznej

Omawiane zmiany nie kończą się na opłatach. Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców wprowadza wyższe kary za nielegalne powierzanie pracy – od 3000 do nawet 50 000 zł za jednego cudzoziemca. Kontrole mogą być przeprowadzane bez zapowiedzi, a system CRZC ma wskazywać podmioty z podejrzaną rotacją pracowników czy wahaniami wynagrodzeń. W łańcuchu dostaw odpowiedzialność jest kaskadowa, co oznacza, że karę zapłaci nie tylko agencja, ale też firma faktycznie korzystająca z pracy obcokrajowca. Szczególnie ryzykowne będzie zatrudnienie cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej bez formalnej umowy, ponieważ grozi za to minimum 6000 zł grzywny. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia systemu compliance i bieżącego audytu dokumentów kadrowych.

Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – oświadczenia PUP cudzoziemcy

Do tej pory popularną formą legalizacji pracy dla obywateli Ukrainy, Białorusi czy Gruzji było oświadczenie PUP cudzoziemcy. Od teraz cała procedura odbywa się wyłącznie online, a dokument w formie pliku PDF można przechowywać w systemie kadrowym i okazywać w razie kontroli. Co ważne, okres obowiązywania oświadczeń został wydłużony, ale nie obejmuje już wszystkich branż. Firmy korzystające z pracy sezonowej muszą szczególnie pilnować terminów i dokumentacji, bo PUP zatrudnienie cudzoziemca będzie pod większym nadzorem. Z drugiej strony, cyfryzacja ułatwi monitorowanie statusu wniosków i ograniczy ryzyko zgubienia dokumentów w obiegu papierowym.

Zezwolenia na pracę A–E – szybsze rozpatrywanie, ale drożej

Nowelizacja ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców zakłada skrócenie terminów rozpatrywania wniosków o zezwolenia na pracę A–E do 30 dni. Jeśli urząd nie odpowie w ciągu 60 dni, wniosek będzie traktowany jako zaakceptowany w trybie tzw. milczącej zgody. To ogromne ułatwienie, szczególnie w branżach, gdzie rotacja jest wysoka, a brak pracownika oznacza poważne przestoje. Jednocześnie jednak, jak wspomniano wcześniej, opłaty rosną i mogą być barierą dla mniejszych firm. Nowe przepisy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców przewidują też bardziej rygorystyczne kontrole zgodności zakresu obowiązków z tym, co wpisano w zezwoleniu. Zmiana stanowiska czy zakresu pracy wymagać będzie aktualizacji dokumentu, co dodatkowo zwiększy koszty i formalności.

Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców a Niebieska Karta UE

Od 2023 roku w Polsce funkcjonuje zmodernizowana procedura EU Blue Card, czyli Niebieskiej Karty. Nowa ustawa o zatrudnieniu cudzoziemców rozwija te regulacje, obniżając próg wynagrodzenia dla specjalistów z 1,5 do 1,0 średniej krajowej i umożliwiając zmianę pracodawcy już po sześciu miesiącach. Szczególnie branża IT zyskuje dzięki możliwości łatwiejszej relokacji w ramach Unii. Krótkoterminowa mobilność w całej UE bez dodatkowych zgód staje się faktem, jeśli cudzoziemiec pracował w Polsce co najmniej 12 miesięcy. To sprawia, że Polska staje się bardziej konkurencyjna w przyciąganiu wysoko wykwalifikowanych specjalistów, mimo rosnących kosztów administracyjnych.

Minimalne wynagrodzenie i kontrola płac

Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców utrzymuje zasadę, że cudzoziemiec nie może zarabiać mniej niż Polak na tym samym stanowisku. Jednak od 2025 roku służby zatrudnienia zaczynają weryfikować deklarowane wynagrodzenia na podstawie danych ZUS i GUS. Jeśli pensja zostanie uznana za rażąco niską w stosunku do średniej branżowej, urząd odmówi wydania zezwolenia. W praktyce kończy się era symbolicznych wynagrodzeń wpisywanych do wniosków tylko po to, aby spełnić wymogi formalne. To wymusza na pracodawcach nie tylko zgodność z przepisami, ale i dokładne raportowanie płac. W połączeniu z rosnącymi kosztami zezwoleń może to znacząco zwiększyć obciążenia budżetowe firm.

Praktyczne konsekwencje i rekomendacje dla pracodawców

Dla działów HR i księgowości oznacza to konieczność całkowitej zmiany podejścia do obsługi cudzoziemców. W praktyce firmy powinny wdrożyć cztery filary działań:

Elektroniczne listy kontrolne dokumentów i archiwizację plików w systemie kadrowym.
Kalendarz przypomnień o kończących się zezwoleniach (90/60/30 dni).
Audyt wynagrodzeń co najmniej raz w roku w odniesieniu do danych GUS.
Przygotowanie budżetu na wyższe koszty zezwoleń i ewentualne kary.

Równolegle warto ujednolicić nazewnictwo stanowisk według ISCO-08 i zadbać o tłumaczenia dokumentów na język zrozumiały dla pracownika. Dzięki temu firma uniknie ryzyka grzywien oraz zyska wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy.

Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców – ewolucja czy rewolucja?

Zmiany w zatrudnieniu cudzoziemców w Polsce mają charakter podwójny. Z jednej strony mamy do czynienia z rewolucją technologiczną, czyli cyfryzacją, centralnym rejestrem i automatyzacją wielu procesów. Z drugiej strony to ewolucja w zasadach, które wciąż stawiają urzędnika jako strażnika dostępu do rynku pracy. Nowa ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców otwiera drogę do szybszej legalizacji pracy, ale równocześnie wprowadza surowsze sankcje i wyższe koszty. Firmy, które przygotują się wcześniej, zyskają przewagę, unikając przestojów i kar.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jakie są najważniejsze zmiany w nowej ustawie o zatrudnianiu cudzoziemców?

Największe zmiany to pełna elektronizacja procedur, powstanie Centralnego Rejestru Zatrudniania Cudzoziemców, rezygnacja z testu rynku pracy, znaczne podniesienie opłat za zezwolenia (nawet do wysokości minimalnego wynagrodzenia) oraz zaostrzone sankcje finansowe – od 3000 do 50 000 zł za każdego nielegalnie zatrudnionego pracownika.

Ile kosztuje zatrudnienie cudzoziemca po nowelizacji?

Od 2026 roku opłata za zezwolenie na pracę może wynieść równowartość minimalnej płacy krajowej (prognozowana stawka ponad 4600 zł). Dla pracowników sezonowych maksymalna opłata to 10% minimalnego wynagrodzenia. To ogromna różnica w porównaniu do dotychczasowych 100 zł.

Co zmienia się w oświadczeniach PUP dla cudzoziemców?

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składane jest wyłącznie online, a dokument trafia do pracodawcy w formie pliku PDF. Czas obowiązywania oświadczeń został wydłużony, ale dostępność tej ścieżki ograniczono – nie obejmuje już wszystkich sektorów.

Czy zatrudnienie cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej będzie trudniejsze?

Tak. Nowa ustawa przewiduje kaskadową odpowiedzialność, co oznacza, że karę poniesie zarówno agencja, jak i firma korzystająca z pracownika. Zatrudnienie cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej bez odpowiednich umów może skutkować minimalną karą 6000 zł.

Czy są przewidziane formy wsparcia dla firm, np. dofinansowanie na zatrudnienie obcokrajowca?

Tak, w niektórych przypadkach pracodawcy mogą ubiegać się o dotację lub dofinansowanie na zatrudnienie obcokrajowca, szczególnie jeśli dotyczy to osób bezrobotnych zarejestrowanych w PUP lub zatrudniania w sektorach deficytowych. Warto monitorować programy lokalnych urzędów pracy i fundusze europejskie.

Jakie są zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce po 2025 roku?

Zatrudnienie cudzoziemców wymaga uzyskania odpowiedniego zezwolenia lub rejestracji oświadczenia w CRZC. Pracodawca musi zapewnić wynagrodzenie nie niższe niż dla Polaków na podobnym stanowisku, przedłożyć umowę w języku zrozumiałym dla pracownika i dopilnować, by zakres obowiązków zgadzał się z wpisem w zezwoleniu.

Czy nowa ustawa o zatrudnieniu cudzoziemców ułatwi pracodawcom rekrutację?

Tak i nie. Elektronizacja i skrócenie terminów (do 30 dni) to duże ułatwienie, ale wysokie opłaty oraz ryzyko kar oznaczają większe koszty i konieczność wdrożenia procedur compliance.

Dlaczego warto skorzystać z Effepro?

Zmieniające się przepisy to nie tylko kwestia prawa, ale też codziennej organizacji pracy. Dlatego biuro rachunkowe Effepro wspiera firmy zatrudniające cudzoziemców, które chcą skoncentrować się na biznesie, a nie na biurokracji. Zapewniamy doradztwo, obsługę procesów i rozwiązania dopasowane do potrzeb Twojej firmy. Dzięki nam przyjmowanie do pracy obcokrajowca nie będzie ryzykiem, a szansą na stabilny rozwój.