Praca zdalna – przepisy 2024: nowe obowiązki i zasady

Praca zdalna, popularna w ostatnich latach, oferuje elastyczność osobom zatrudnionym oraz pomaga redukować koszty firm. Nowe przepisy Kodeksu Pracy na 2024 rok nakładają na pracodawcę obowiązek ustalenia regulaminu pracy zdalnej, oceny ryzyka w miejscu, zapewnienia narzędzi pracy i, w razie potrzeby, wypłaty ekwiwalentu. Taki tryb może być realizowany na wniosek pracownika lub na polecenie pracodawcy, szczególnie w okresach zagrożenia zdrowia. Poniżej omówione są przepisy i zasady z nowej ustawy, aby ułatwić ich stosowanie w praktyce.

CZEGO DOWIESZ SIE Z TEGO TEKSTU?

Poznaj nowe przepisy Kodeksu Pracy na 2024 rok dotyczące pracy poza biurem! Przeczytaj artykuł, a lepiej zrozumiesz wymagania ustawowe oraz zasady organizacji zdalnego miejsca pracy. Ponadto:

Dowiesz się, jakie są formalne obowiązki pracodawcy związane z organizacją pracy zdalnej.
Poznasz zasady wydawania polecenia pracy np. w domu oraz sytuacje, w których pracodawca może to zrobić bez zgody pracownika.
Zrozumiesz, jakie prawa przysługują pracownikom realizującym zadania poza zakładem pracy, w tym ich obowiązki dotyczące raportowania i komunikacji.
Uzyskasz informacje o regulaminie pracy zdalnej, którego wdrożenie staje się obowiązkowe, i dowiesz się, jakie elementy powinien on zawierać zgodnie z nowymi przepisami.

Praca zdalna w Kodeksie Pracy – regulacje prawne

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu Pracy, która obowiązuje od kwietnia 2024 roku, wykonywanie działań zawodowych nie w zakładzie pracy, lecz w innym punkcie, została formalnie uregulowana w art. 67 (19) i kolejnych. Zgodnie z ustawą, właściciel firmy ma obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków, w tym narzędzi i sprzętu niezbędnych do realizacji zleconych zadań. Art. 67 (19) nakłada również na pracodawcę obowiązek uzgodnienia miejsca z pracownikiem, co może obejmować pracę z domu lub inne lokalizacje ustalone między stronami.

Ustawa określa, że wykonywanie prac w formie zdalnej może być stosowane zarówno na wniosek pracownika, jak i na prośbę pracodawcy, zwłaszcza w sytuacjach szczególnych, np. w przypadku wybuchu epidemii. Przepisy dotyczą również obowiązków osoby zatrudniającej pracowników w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków, niezależnie od ich lokalizacji. Wprowadzenie regulaminu jest zatem obowiązkowe, a jego zasady powinny być przejrzyste i zgodne z wymogami współczesnego prawa.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej w 2024 roku – co zmieni się w Kodeksie Pracy?

Przepisy na 2024 rok zastępują dotychczasowe regulacje telepracy, wprowadzając szczegółowe zasady pracy poza zakładem. Nowe wymagania obejmują m.in. konieczność ustalenia zasad w regulaminie, odpowiednie wyposażenie oraz wypłaty równowartości pieniężnej w sytuacjach, które tego wymagają.

Zmiany przynoszą korzyści, takie jak dopasowanie warunków do potrzeb pracowników, oraz wyzwania związane z organizacją i bezpieczeństwem. Dostosowanie tych elementów do nowych regulacji jest ważne, aby wspierać zatrudnionych w wykonywaniu prac zdalnie.

Zadania pracodawcy przy pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek organizacji pracy zdalnej. Musi zapewnić narzędzia i sprzęt oraz monitorować dane okoliczności pod kątem BHP, przeprowadzając ocenę ryzyka w wybranym punkcie pracy.

Ważne jest także informowanie pracownika o zasadach pracy zdalnej, w tym o procedurach na wypadek problemów technicznych lub zdrowotnych. Regularny kontakt z osobami pracującymi zdalnie wspiera postępy, a także umożliwia pomoc w razie trudności.

Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę

Pracodawca może zlecić pracę zdalną w określonych sytuacjach jak zagrożenie epidemiczne lub klęska żywiołowa. Przepisy dopuszczają takie rozwiązanie, gdy zmiana lokalizacji wykonywania prac zawodowych służy zapewnieniu bezpieczeństwa całej firmie.

Formalna zmiana warunków pracy powinna być wydana pisemnie lub elektronicznie. Takie oświadczenie musi zawierać informacje o sytuacji jaka wystąpiła, ile dni obowiązuje nowa rzeczywistość oraz wszelkie wymagania dotyczące narzędzi. Choć pracownik nie zawsze musi się na to zgodzić, warto go poinformować o jego nowych obowiązkach, a także zasadach. W razie odmowy możliwe są rozmowy wyjaśniające lub działania dyscyplinarne, jeśli pracownik wykazuje brak chęci dostosowania się do obecnych warunków bez konkretnego uzasadnienia.

Zasady regulujące pracę zdalną

Organizacja pracy zdalnej wymaga kilku podstawowych zasad, które powinny być jasno określone w spisie wytycznych. Należy jasno ustalić zakres prac, narzędzia oraz oczekiwania co do realizacji zadań. Regulamin, bo o nim mowa, powinien też precyzować sposób ewidencjonowania czasu, aby rozliczać godziny pracownika zgodnie z przepisami.

Istotne są również zasady komunikacji, określenie częstotliwości raportów i kanałów kontaktu. Dlatego regulamin powinien być wykonany profesjonalnie, np. przez doświadczoną księgową. Dostosowanie polityki firmy do specyfiki pracy zdalnej zapewnia przedsiębiorcy spójność z regulacjami i ułatwia organizację.

Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej

Organizując pracę zdalną, pracodawca ma obowiązek zadbać o odpowiednie warunki BHP. Oto najważniejsze zasady:

BHP – pracodawca przeprowadza ocenę ryzyka i zapewnia, by miejsce pracy spełniało wymagania bezpieczeństwa, szczególnie w okresach zagrożeń, jak epidemia.
Ergonomia – właściwie zoptymalizowane stanowisko – odpowiednie biurko, krzesło i sprzęt – wspiera zdrowie zatrudnionych.
Ochrona danych – ten rodzaj działań wymaga zabezpieczeń jak szyfrowanie danych i korzystanie z bezpiecznych połączeń.
Szkolenie BHP – pracodawca musi przeszkolić zatrudnionych z zasad BHP, w tym z procedur awaryjnych.

Kontrola nad wykonywaniem pracy zdalnej

Warto wiedzieć, że uzgodnienie sposobu monitorowania zadań zdalnych jest w tym przypadku niezwykle istotne. Dzięki temu przedsiębiorca może na bieżąco otrzymywać m.in. raporty z wyników, wyznaczać nowe cele, a także ustalać cykliczne spotkania. Współczesnym wsparciem są nowoczesne narzędzia technologiczne jak oprogramowanie do zarządzania projektami czy też różnorodne komunikatory. Jednak ważne jest, aby zachować prywatność osób pracujących zdalnie poprzez rozwiązania, które nie ingerują w ich życie. Transparentne informowanie o metodach kontroli buduje bowiem zaufanie, a także wspiera całą współpracę.

Okazjonalna praca zdalna

Ten rodzaj pracy różni się od stałej pracy zdalnej, ponieważ wykonywany jest tylko w wyjątkowych sytuacjach, takich jak nagłe problemy życiowe lub utrudniony dojazd. Procedura polega na tym, że pracownik zgłasza chęć pracy okazjonalnej do pracodawcy, który to rozpatruje prośbę i podejmuje decyzję. Taka forma nie wymaga stałego ustalania stanowiska wykonywania zleconych prac ani rekompensaty za użyte narzędzia.

Okazjonalne wykonywanie pracy zarobkowej np. z domu może być stosowana ze względu na zdrowie, konieczność opieki nad bliskimi czy inne nagłe sytuacje. Taka elastyczność ułatwia osobom zatrudnionym godzenie życia zawodowego z prywatnym.

Zaprzestanie pracy zdalnej

Procedura zakończenia pracy zdalnej i powrotu do biura zwykle zaczyna się od powiadomienia przez pracodawcę o zmianie trybu. W zależności od regulaminu, strony mogą ustalić okres przejściowy, by przygotować się do powrotu.

Powody zakończenia zdalnego trybu obejmują przede wszystkim upływ dni uzgodnionych w umowie, zmiany zdrowotne zatrudnionego, zakończenie stanu zagrożenia czy też potrzeby firmy. Pracownik ma prawo do wcześniejszej informacji o aktualizacji zasad oraz o ustaleniach dotyczących powrotu do zakładu pracy. Otwarta komunikacja między stronami zapewnia wzajemne zrozumienie oraz jasno opisuje harmonogram powrotu.

Praca zdalna w 2024 – korzyści i wyzwania

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej w 2024 roku wprowadzają szereg zmian, które dostosowują ten tryb zatrudnienia do współczesnych potrzeb zarówno pracowników, jak i pracodawców. Praca zdalna, choć oferuje wiele korzyści, takich jak elastyczność i oszczędność kosztów, wymaga odpowiedniej organizacji, regulacji oraz dbałości o bezpieczeństwo i higienę pracy. Istotne są tutaj jasne zasady, które ułatwiają komunikację, umożliwiają sprawną kontrolę, a także zapewniają odpowiednie okoliczności do realizacji zadań poza siedzibą firmy.

Pracodawcy muszą być świadomi swoich zobowiązań, jak również potrzeb zatrudnionych, aby stworzyć środowisko pracy, które sprzyja efektywności i jednocześnie dba o komfort oraz bezpieczeństwo. Z kolei każdy pracownik powinien znać swoje prawa oraz zasady wynikające z regulaminu. Takie działania bowiem zapewniają przejrzystość współpracy.

Wykonywanie zadań zawodowych poza biurem to przyszłość, która wymaga zaangażowania i dostosowania, ale może przynieść długofalowe korzyści dla obu stron, wzmacniając jednocześnie relacje i odpowiedzialność na linii pracownik–pracodawca. W związku z nowymi wymogami warto rozważyć wsparcie specjalistów, którzy pomogą odpowiednio dostosować firmowe regulacje i dokumentację. Biuro rachunkowe Effepro oferuje kompleksową obsługę, w tym pomoc w przystosowaniu do przepisów pracy zdalnej. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwoju firmy, mając pewność, że wszystkie kwestie formalne są odpowiednio zabezpieczone.