Opublikowano: 2 czerwca, 2022

Przeczytasz w 3,6 min

Teczki osobowe – co trzeba o nich wiedzieć?

Jesteś przedsiębiorcą i planujesz zatrudnić osoby do pracy? Wiedz, że w naszym kraju obowiązuje prowadzenie akt pracowniczych. Poznaj zasady tworzenia tego rodzaju dokumentacji. Przeczytaj, co dokładnie wchodzi w jej skład i ile trzeba ją przechowywać w archiwum firmy!

Teczki osobowe – w jaki sposób należy je prowadzić?

Dokumentacja zawierająca informacje na temat zatrudnionych osób określana jest jako teczki osobowe lub pracownicze. To bardzo specyficzny zbiór danych, który musi być prowadzony w określony sposób przez jakiś czas. Obecnie coraz częściej prowadzi się je w formie elektronicznej. Akta tego rodzaju muszą być przechowywane w taki sposób, aby zachowana była poufność zapisanych danych. Również bardzo istotne jest to, żeby teczki osobowe były trzymane w warunkach, które zapewnią im bezpieczeństwo, czyli nie zostaną przypadkowo zniszczone ani żadne informacje z nich nie wyciekną.

Należy pamiętać, że prowadzenie w niepoprawny sposób teczek pracowniczych, jest objęte karą grzywny od 1000 do 30 tys. zł na wniosek inspektora pracy!

Teczki pracownicze – czym właściwie są?

Warto wiedzieć, że każdy przedsiębiorca zatrudniający osoby do pracy jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji, która będzie zawierać akta osobowe oraz informacje na temat stosunku pracy danego pracownika. Jest to związane z tym, że takich informacji potrzebuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz są one wymagane podczas rozliczania się z podatków.

Jak wyglądają teczki osobowe?

Dokumentacja na temat pracownika musi zawierać 4 części. Oznacza to, że akta tego rodzaju muszą być podzielone na moduł A, B, C oraz D. Pierwszy element związany jest z dokumentami, które zostały przekazane firmie podczas procesu ubiegania się o wybrane stanowisko. Natomiast część określona, jako B to wszystkie informacje na temat stosunku pracy, jak również przebiegu całego zatrudnienia, czyli zawiera ona:

  • umowę o pracę;
  • zaświadczenie oraz akta o danych osobowych, które muszą być gromadzone w związku z zatrudnieniem w firmie;
  • informacje na temat zakresu obowiązków pracownika;
  • podpisany regulamin, oświadczenie o przeszkoleniu BHP oraz potwierdzenie, że osoba zatrudniona poznała warunki pracy;
  • dokumenty, które zawierają informacje o przyznaniu pracownikowi nagród czy wyróżnień, korzystaniu z różnorodnych urlopów (w tym bezpłatnego);
  • wszelkie skierowania na badania lekarskie i orzeczenia oraz wyniki przeprowadzonych badań;
  • informacje na temat wykonywania pracy w formie teleporady;

Natomiast element oznaczony, jako C musi zawierać dane o ustaniu zatrudnienia. Dlatego w tej części powinno się znaleźć:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu i zakończeniu obowiązywania umowy;
  • informacje o wydaniu świadectw pracy, zaświadczenie o niewypłaceniu pracownikowi równowartości urlopu wypoczynkowego w postaci ustalonej kwoty pieniężnej;
  • kopię świadectwa pracy;
  • oświadczenie i potwierdzenie, że działania obejmujące przejęcie wypłaty pracownika zostały wykonane, zwłaszcza gdy do prac tego rodzaju zostało wszczęte postępowanie egzekucyjne;

Z kolei część D to dokumentacja związana z ukaraniem pracownika, w związku z tym musi ona zawierać informacje na temat nałożonej kary oraz z jakiego powodu została ona wymierzona.

Jak długo trzeba przechowywać teczki osobowe?

Obowiązek przechowywania akt pracowniczych dotyczy każdego pracodawcy. Ponadto taka dokumentacja musi być przetrzymywana, nawet gdy ustał już stosunek pracy osoby zatrudnionej. Dlatego wszystkie informacje muszą być obecne w archiwach przedsiębiorstwa przez 10 lat, o ile pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 bądź później. Ponadto ten sam czas obowiązuje osób, których stosunek pracy obejmował lata 1999 – 2018 o ile przedsiębiorca złożył w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych wnioski ZUS OSW oraz ZUS RIA. Z kolei teczki osobowe osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku muszą być przechowywane przez 50 lat.

Pomoc profesjonalistów w zasięgu Twojej ręki!

Jeżeli sposób prowadzenia akt pracowniczych jest dla Ciebie niezrozumiały, skorzystaj z pomocy profesjonalistów np. biura rachunkowego Effepro! Dzięki dużej wiedzy pracowników tego miejsca oraz ich wieloletnie doświadczenie sprawiają, że przedsiębiorcy różnego rodzaju mogą otrzymać wsparcie związane z prowadzeniem dokumentacji na temat zatrudnionych osób. W razie pytań – zadzwoń lub skontaktuj się z biurem poprzez formularz zgłoszeniowy!

teczki osobowe

Sprawdź także: Co musisz wiedzieć o ewidencji środków trwałych?

Jadwiga
Effepro
Polecane posty
Potrzebujesz wsparcia?
Sprawdź nasze startup’y: