Telefon na firmę – praktyczny poradnik dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Rozważając telefon na firmę, wiele osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą zastanawia się, czy i jak można włączyć taki wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo pojawiają się wątpliwości związane z kwestiami podatkowymi, odliczeniem VAT na smartfony czy rodzajem opodatkowania (ryczałt, skala, liniówka). W niniejszym artykule znajdziesz rzetelne wskazówki oraz najnowsze wytyczne, które pozwolą Ci skutecznie rozliczyć telefon w firmie.

CZEGO DOWIESZ SIĘ Z TEGO ARTYKUŁU?

Na przestrzeni kolejnych akapitów postaramy się wnikliwie wyjaśnić wiele zagadnień związanych z kosztami i podatkami. Dowiesz się między innymi, które formy finansowania telefonu możesz zaliczyć do kosztów oraz co się zmieni w Twojej księgowości, gdy zdecydujesz się na leasing lub zakup na raty. Ponadto przeczytasz:

Jakie warunki należy spełnić, aby bezpiecznie wrzucić telefon w koszty uzyskania przychodu?
Dlaczego warto pamiętać o zasadach rozliczania VAT na telefony i ile VAT na telefon można odliczyć?
W jaki sposób rozliczyć sprzedaż służbowego sprzętu?
Jakie limity kwotowe (np. 10 000 zł czy 15 000 zł) obowiązują przy amortyzacji w 2023 i 2024 roku?

Czy telefon na firmę jednoosobową zawsze można zaliczyć w koszty?

Z punktu widzenia obowiązujących przepisów (m.in. art. 22 ust. 1 ustawy o PIT), aby telefon na firmę mógł zostać włączony w koszty uzyskania przychodu, musi służyć prowadzonej działalności gospodarczej. Co to oznacza w praktyce? Użytkowanie telefonu powinno pozostawać w ścisłym związku z generowaniem przychodów bądź zabezpieczeniem ich źródła. Jeśli przedsiębiorca rzeczywiście wykorzystuje urządzenie do kontaktów z klientami, dostawcami, współpracownikami lub urzędami, wówczas wydatek ma rację bytu w kosztach.

Niestety, w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych pojawia się klasyczny dylemat mieszania celów firmowych z prywatnymi. Samo posiadanie telefonu komórkowego często oznacza także użytkowanie go poza godzinami pracy. Fiskus nie oczekuje jednak pełnej izolacji życia prywatnego od zawodowego, lecz raczej czytelnego udokumentowania, że telefon służy głównie celom firmowym. Dokumentacja rozliczeń, w tym faktury, to klucz do poprawnego zaksięgowania wydatku.

Jak rozliczyć zakup telefonu na firmę przy różnych formach finansowania?

Istnieje kilka sposobów na sfinansowanie służbowego telefonu – zakup za gotówkę, na raty, przez leasing czy nawet w ramach abonamentu operatorskiego. Każda z tych form pociąga za sobą nieco inne konsekwencje podatkowo-księgowe.

Zakup telefonu gotówką

Jeżeli zdecydujesz się na jednorazowy wydatek, który nie przekracza aktualnego limitu kwotowego (obecnie 10 000 zł w 2023 r. i 2024 r.), możesz najczęściej ująć go w kosztach bez konieczności rozłożenia na amortyzację. Mamy tu na myśli sytuację, gdy telefon nie przekracza ustawowej granicy określonej w przepisach dotyczących środków trwałych. Jeśli urządzenie kosztuje mniej niż wspomniany próg, a służy firmie, wydatek da się rozliczyć jednorazowo.

Z kolei gdy cena przewyższa 10 000 zł, najczęściej trzeba wprowadzić telefon do ewidencji środków trwałych i sukcesywnie go amortyzować. Mówiąc prościej – rozkładamy w czasie wartość urządzenia, dokonując odpisów przez określony w ustawie okres. Ten mechanizm pozwala przedsiębiorcy zmniejszać podstawę opodatkowania o część wartości sprzętu w każdym miesiącu (lub roku rozliczeniowym).

Telefon w leasingu

Leasing cieszy się sporą popularnością, zwłaszcza wśród przedsiębiorców chcących odliczyć miesięczne raty w kosztach. Jeśli leasingobiorca spełni określone prawem warunki, całość rat leasingowych można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto w przypadku VAT-u (o ile prowadzona jest działalność opodatkowana tym podatkiem), przysługuje prawo do odliczenia odpowiedniej części podatku. To atrakcyjna opcja dla tych, którzy nie chcą obciążać finansów firmy jednorazowym dużym wydatkiem.

Zakup telefonu na raty

Wiele firm, ale i banków czy sklepów z elektroniką, oferuje możliwość nabycia telefonu na raty. Gdy podpisujesz umowę ratalną, naliczane odsetki również mogą być kosztem uzyskania przychodu – pod warunkiem, że jest to związane z działalnością gospodarczą. Istotna jest tutaj prawidłowa dokumentacja oraz upewnienie się, że sprzedawca wystawia fakturę na firmę. Samo rozliczenie rat w kosztach jest zbliżone do leasingu, z tą różnicą, że najczęściej nie ma tu osobnej opłaty wstępnej czy warunku wykupu sprzętu, jak to bywa w leasingu.

Telefon w abonamencie

Wariant abonamentowy to nic innego jak podpisanie umowy z operatorem na określony pakiet usług. Jeśli w ramach abonamentu nabywasz smartfon, koniecznie zwróć uwagę, w jaki sposób operator wystawi fakturę. Zwykle na fakturze rozdzielone są koszty usług telekomunikacyjnych i rat za sprzęt. Te części można księgować osobno. Co istotne, comiesięczne opłaty abonamentowe również można uznać za koszt firmowy, pod warunkiem, że umowa zawarta jest na firmę i służy ona Twojej działalności gospodarczej.

Jaki VAT na telefon? – odliczenie i stawki

Przechodząc do tematu VAT na telefony, trzeba wiedzieć, że co do zasady stawka na smartfony wynosi 23%. Skoro już wiesz, ile VAT na telefon wynosi nominalnie, to pozostaje pytanie – czy można go w całości odliczyć?

Tutaj decydujące znaczenie ma charakter działalności i sposób użytkowania sprzętu. Jeśli telefon jest używany wyłącznie do celów firmowych, przedsiębiorca może (przy zachowaniu formalnych wymogów, takich jak posiadanie faktury) odliczyć pełną kwotę podatku VAT. Natomiast w sytuacjach mieszanych – kiedy telefon służy także w celach prywatnych – istnieje ryzyko, że nie uda się odzyskać 100% VAT, o ile kontrola skarbowa uzna, że wykorzystanie sprzętu ma jedynie częściowy związek z działalnością.

W przypadku osób na ryczałcie dochodzi kwestia opłacalności w ogóle rejestrowania się jako podatnik VAT. Telefon na firmę ryczałt wymaga nieco innego podejścia niż telefony w firmach rozliczających się metodą liniową czy według skali podatkowej, ponieważ przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych odliczanie kosztów nie jest standardowe jak przy innych formach opodatkowania. Jeśli jednak podatnik jest czynnym podatnikiem VAT, to nadal może mieć prawo do odliczenia podatku, pod warunkiem że ustawa nie ogranicza tego w inny sposób.

Telefon na firmę – ile można odliczyć od podatku?

Odpowiedź zależy od kilku czynników:

Forma opodatkowania – przy ryczałcie (o którym była już mowa) nie rozliczamy kosztów w klasyczny sposób, a podatek płacimy od osiągniętego przychodu. Jeśli jednak jesteś płatnikiem VAT, wciąż możesz mieć prawo do częściowego lub pełnego odliczenia podatku VAT na smartfony.
Rodzaj zakupu – przy płatności gotówką poniżej 10 000 zł możesz rozliczyć koszt jednorazowo. Przy wyższych kwotach należy zastosować amortyzację, co ma wpływ na to, ile i w którym momencie odliczysz.
Stopień prywatnego użytkowania – jeśli telefon w 100% służy firmie, odliczenia będą pełniejsze. W przypadku użycia mieszanego może dojść do konieczności wydzielenia części kosztów, co w praktyce jest trudne, zwłaszcza przy telefonie komórkowym.

W praktyce przedsiębiorcy często decydują się na pełne rozliczenie w kosztach i pełne odliczenie VAT, wykazując, że sprzęt jest używany głównie do celów służbowych. Nie wolno jednak zapominać, że fiskus w razie kontroli może poprosić o dowody potwierdzające to stanowisko.

Jak poprawnie udokumentować zakup telefonu na firmę?

Aby uniknąć przykrych niespodzianek, należy pamiętać o kilku formalnych wymogach.

Faktura
Podstawowym dokumentem jest faktura wystawiona na firmę. Musi ona zawierać Twoje dane jako nabywcy (nazwa i NIP działalności) oraz informacje o kupowanym urządzeniu.
Ewidencja środków trwałych
Jeżeli wydatek przewyższa limit 10 000 zł, telefon powinien zostać wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Wówczas trzeba ustalić okres amortyzacji, co jest ściśle związane z klasyfikacją KŚT (Klasyfikacja Środków Trwałych).
Dodatkowa dokumentacja
W niektórych przypadkach, szczególnie gdy telefon jest używany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, pomocne może być prowadzenie dodatkowego wykazu połączeń czy potwierdzeń wykonywanych w ramach działalności. Nie jest to odgórnie wymagane, ale może wzmocnić Twoją argumentację, że sprzęt faktycznie działa w interesie firmy.

Ważne: Pamiętaj, że samo posiadanie faktury nie gwarantuje automatycznego uznania kosztu. Musisz też wykazać związek z działalnością.

Telefon na firmę a amortyzacja środków trwałych

W sytuacji, gdy cena zakupu telefonu przekracza 10 000 zł (i nie zdecydowałeś się na leasing, który podlegałby innym zasadom), najczęściej konieczne będzie wprowadzenie sprzętu do ewidencji środków trwałych. Okres amortyzacji dla sprzętu elektronicznego zwykle wynosi 2-3 lata (a czasem bywa dłuższy), co wynika z klasyfikacji środka trwałego w KŚT.

Amortyzacja sprawia, że wartość telefonu nie obciąża jednorazowo kosztów, lecz rozkłada się równomiernie w czasie. Każdy miesięczny (bądź roczny) odpis amortyzacyjny pomniejsza podstawę opodatkowania. Warto podkreślić, że jeżeli telefon będzie intensywnie eksploatowany (na przykład jest to sprzęt wykorzystywany w wyjątkowo wymagających warunkach), można ewentualnie rozważyć zastosowanie stawek indywidualnych, przewidzianych w przepisach. Nie jest to jednak proste w uzasadnieniu i wymaga dodatkowych formalności.

Koszty eksploatacyjne telefonu – co można zaliczyć do wydatków firmowych?

Poza samym urządzeniem istnieje też szereg innych wydatków eksploatacyjnych. W firmie z reguły potrzebujemy futerału, szkła ochronnego, czasem dodatkowego ubezpieczenia czy napraw serwisowych. Jak je rozliczyć?

Etui, szkło hartowane – tego typu zakupy śmiało można wrzucić w koszty, o ile oczywiście telefon znajduje się w firmie i akcesoria są fakturowane na działalność.
Naprawy, serwis – jeżeli urządzenie ulegnie awarii i naprawa jest niezbędna do utrzymania sprawności sprzętu firmowego, wówczas taki wydatek również można zaliczyć w koszty.
Ubezpieczenie – polisa chroniąca telefon jest dopuszczalnym kosztem, o ile został on wprowadzony do majątku firmowego i faktycznie jest wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Ważne: Każdorazowo zwracaj uwagę na dokumentację potwierdzającą związek z działalnością. Mimo że drobne akcesoria do telefonu bywają z pozoru błahe, warto zachować faktury z danymi firmy, aby uniknąć kłopotów w razie kontroli.

Sprzedaż telefonu firmowego – jak to ująć w księgowości?

Co w sytuacji, kiedy postanowisz pozbyć się telefonu, który dotychczas figurował w środkach trwałych Twojej firmy? Taki przypadek może wymagać rozliczenia przychodu ze sprzedaży. W świetle przepisów uzyskane wpływy z zbycia środka trwałego (czyli także telefonu) stanowią przychód z działalności gospodarczej. W zależności od formy opodatkowania, przychód będzie ujęty w odpowiedniej ewidencji i opodatkowany stawką właściwą dla Twojej firmy (liniówka, skala, ryczałt).

Jeśli telefon nie był całkowicie zamortyzowany, w dacie sprzedaży niezamortyzowana wartość stanowi koszt uzyskania przychodu. W efekcie rozliczenie może wyglądać następująco: przychód pomniejszamy o niezamortyzowaną wartość początkową telefonu, co daje podstawę do ustalenia dochodu (lub przychodu przy ryczałcie) do opodatkowania.

Przykłady praktyczne

Telefon za 8 000 zł
- Wartość poniżej 10 000 zł.
- Możliwość zaliczenia w koszty jednorazowo (o ile telefon służy działalności).
- Jeśli jesteś płatnikiem VAT, możesz odliczyć 23% VAT, gdy urządzenie jest firmowe.
Telefon za 12 000 zł
- Kwota przekracza 10 000 zł.
- Trzeba wprowadzić urządzenie do ewidencji środków trwałych.
- Amortyzacja przez okres wynikający z przepisów (zwykle 2-3 lata).
- Przy sprzedaży telefonu przed końcem amortyzacji uwzględniasz niezamortyzowaną wartość w kosztach.

FAQ – najczęstsze pytania w temacie „Telefon na firmę”

Czy muszę mieć oddzielny telefon wyłącznie do celów służbowych?
Nie ma takiego obowiązku, choć wyraźne oddzielenie telefonu służbowego od prywatnego ułatwia argumentację przy ewentualnej kontroli. Jeśli masz tylko jeden telefon, musisz liczyć się z koniecznością wykazania dominującego celu firmowego.
Jak rozliczyć abonament za telefon na firmę jednoosobową?
W większości przypadków comiesięczny abonament można uznać za koszt uzyskania przychodu. Kluczowe jest posiadanie faktury z danymi Twojej firmy. Jeśli abonament obejmuje również raty za telefon, warto je rozdzielić w księgowości.
Czy mogę sprzedać telefon firmowy po dwóch miesiącach użytkowania?
Oczywiście, jednak w takiej sytuacji przychód ze sprzedaży będzie ujęty w ewidencji, a niezamortyzowana część wartości stanowi koszt. Jeśli sprzedaż nastąpi przed całkowitym zamortyzowaniem, należy ją odpowiednio zaksięgować.
Ile VAT na telefon można odzyskać przy ryczałcie?
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, co do zasady masz prawo do odliczenia pełnego VAT (23%), pod warunkiem, że telefon jest wykorzystywany do działalności opodatkowanej. Przy czystej formie ryczałtu bez VAT-u – nie możesz odliczyć podatku VAT od zakupów.
Co w sytuacji, gdy telefon kosztuje np. 15 000 zł?
Wtedy najprawdopodobniej musisz ująć go w ewidencji środków trwałych, ponieważ przekracza limit 10 000 zł umożliwiający jednorazowe rozliczenie kosztu. Następnie rozliczasz go poprzez amortyzację według stawki i okresu właściwych dla tego rodzaju sprzętu.

Skorzystaj z usług biura księgowego Effepro!

Jeżeli w trakcie lektury tego artykułu narodziły Ci się wątpliwości lub masz trudności z prawidłowym rozliczeniem telefonu na firmę, biuro księgowe Effepro może służyć pomocą. Wsparcie doświadczonych specjalistów pozwala wybrać optymalną formę opodatkowania, a także zabezpieczyć się przed ewentualnymi błędami w księgowaniu czy rozliczaniu VAT na smartfony. Pamiętaj, że biuro rachunkowe musi kierować się zasadami etyki zawodowej i dbać o zachowanie poufności Twoich danych – to filar profesjonalnej współpracy w zakresie księgowości. A Effepro takie właśnie jest!