ZUS dla nowych firm w 2025 roku – kompleksowy przewodnik po ulgach i składkach

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej to nie tylko ekscytująca przygoda, ale również szereg formalności, w tym obowiązek opłacania składek ZUS. Na szczęście, w 2025 roku przedsiębiorcy mogą skorzystać z różnych ulg, które znacząco obniżają te koszty. W tym artykule przedstawiamy aktualne informacje na temat ulg ZUS dla nowych firm, w tym dla jednoosobowych działalności gospodarczych.

CZEGO DOWIESZ SIĘ Z TEGO TEKSTU?

Zanim przejdziemy do szczegółów, warto wiedzieć, że istnieje kilka form ulg ZUS dostępnych dla nowych przedsiębiorców. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, które pomogą Ci zrozumieć, jakie masz możliwości:

Ulga na start – 6 miesięcy bez składek na ubezpieczenia społeczne.
Preferencyjne składki ZUS – 24 miesiące niższych składek po zakończeniu ulgi na start.
Mały ZUS Plus – do 36 miesięcy obniżonych składek dla firm o niskich dochodach.
Standardowy ZUS – pełne składki po zakończeniu okresów ulgowych.
Terminy i procedury zgłoszeń – jak i kiedy zgłosić się do poszczególnych ulg.
Praktyczne porady – jak zoptymalizować koszty ZUS przy zakładaniu firmy.

Ulga na start – sześć miesięcy spokoju od składek ZUS na ubezpieczenia społeczne

Dla wielu osób rozpoczynających działalność gospodarczą, jedną z największych obaw na starcie są koszty prowadzenia firmy, w tym składki ZUS. W odpowiedzi na te wyzwania wprowadzono ulgę na start — rozwiązanie, które pozwala nowym przedsiębiorcom odetchnąć z ulgą, przynajmniej przez pierwsze sześć miesięcy funkcjonowania firmy.

Kto może skorzystać?
Z ulgi mogą skorzystać osoby fizyczne, które zakładają jednoosobową działalność gospodarczą po raz pierwszy albo wracają do prowadzenia firmy po co najmniej pięcioletniej przerwie (czyli po upływie 60 miesięcy od jej zakończenia lub zawieszenia). Istotne jest również, by nowo powstała działalność nie była świadczona na rzecz byłego pracodawcy — w szczególności, jeśli wykonywało się dla niego podobne zadania w roku bieżącym lub poprzednim. To ma zapobiegać obchodzeniu przepisów poprzez „przekształcanie” etatów w działalności gospodarcze.

Jak długo trwa ulga?
Ulga obowiązuje przez sześć pełnych miesięcy kalendarzowych od daty rozpoczęcia działalności. Dlatego, jeśli zakładasz firmę 21 maja, to maj liczy się jako pierwszy miesiąc ulgi, mimo że trwa tylko częściowo. W praktyce warto więc planować start firmy na początek miesiąca, aby w pełni wykorzystać cały okres zwolnienia.

Na czym polega ulga?
W ramach ulgi przedsiębiorca nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, chorobowe ani wypadkowe. W tym czasie nie musi też zgłaszać się do ubezpieczenia chorobowego (które normalnie jest dobrowolne). Obowiązkowa pozostaje jedynie składka zdrowotna – jej wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania (np. ryczałt, podatek liniowy, skala podatkowa) i jest obliczana indywidualnie na podstawie dochodu lub przychodu.

Jak skorzystać z ulgi i o czym warto pamiętać?

Ulga nie obejmuje składki zdrowotnej – ta musi być opłacana niezależnie. Brak jej opłacania grozi zaległościami, które ZUS może później egzekwować z odsetkami. Warto również pamiętać, że okres ulgi na start nie wlicza się do stażu ubezpieczeniowego (np. przy ustalaniu prawa do emerytury), ponieważ nie są odprowadzane składki społeczne.

Zgłoszenie do ulgi na start odbywa się już na etapie rejestracji działalności gospodarczej. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję w formularzu CEIDG i zarejestrować się w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 05 40. Jeżeli korzystasz z pomocy biura rachunkowego, to zazwyczaj ono zajmuje się całą formalnością. W innym przypadku warto upewnić się, że zgłoszenie zostało prawidłowo złożone, aby nie stracić prawa do ulgi.

Preferencyjne składki ZUS – dwa lata realnych oszczędności dla nowych firm

Po zakończeniu sześciomiesięcznej ulgi na start, przedsiębiorca nie musi od razu wskakiwać na pełne składki ZUS. Ustawodawca przewidział kolejny etap przejściowy, który umożliwia stopniowe wchodzenie w system pełnych obciążeń — tzw. preferencyjne składki ZUS, obowiązujące przez następne 24 miesiące.

To rozwiązanie skierowane jest do osób, które właśnie zakończyły okres ulgi na start albo — mimo spełniania warunków — z tej ulgi nie skorzystały. Dla wielu mikroprzedsiębiorców jest to realna pomoc w zachowaniu płynności finansowej i rozwijaniu firmy bez nadmiernego obciążenia na początku działalności.

Dla kogo ta ulga?
Preferencyjne składki przysługują przedsiębiorcom, którzy w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadzili działalności gospodarczej oraz nie wykonują usług dla byłego pracodawcy, które są tożsame z czynnościami wykonywanymi wcześniej na etacie. Te warunki mają na celu uniemożliwienie nadużyć, czyli tzw. „fikcyjnego samozatrudnienia” w miejsce umowy o pracę.

Jak długo można korzystać?
Ulga obowiązuje przez pełne 24 miesiące kalendarzowe. Warto zaznaczyć, że miesiąc, w którym zakładasz firmę, również się liczy — dlatego, podobnie jak przy uldze na start, najlepiej założyć działalność z początkiem miesiąca. Pozwoli to na maksymalne wykorzystanie okresu ulgowego.

Ile wynoszą składki w 2025 roku?
W 2025 roku podstawa wymiaru preferencyjnych składek wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia, które w skali roku ustalono na poziomie 4 666 zł. Oznacza to, że podstawą składek jest kwota 1 399,80 zł. W przeliczeniu na konkretne ubezpieczenia składki kształtują się następująco:

Składka emerytalna (19,52%): 273,24 zł
Składka rentowa (8%): 111,98 zł
Składka chorobowa (2,45%) – dobrowolna: 34,30 zł
Składka wypadkowa (1,67%): 23,38 zł
Fundusz Pracy: nie jest opłacany w ramach tej ulgi

W efekcie całkowita wysokość składek społecznych przy tej uldze (bez dobrowolnego chorobowego) to nieco ponad 400 zł miesięcznie. To kilkukrotnie mniej niż standardowe składki, co w skali roku daje znaczącą oszczędność.

A co ze składką zdrowotną? Kiedy zgłosić się do ZUS?

Podobnie jak przy uldze na start — składka zdrowotna pozostaje obowiązkowa i musi być opłacana niezależnie. Jej wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania (np. ryczałt, podatek liniowy, skala) i wysokości dochodu lub przychodu. W przypadku preferencyjnych składek należy więc pamiętać o osobnym ustaleniu i opłaceniu składki zdrowotnej.

Aby skorzystać z ulgi, należy zgłosić się do ZUS z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia — 05 70. Można to zrobić tuż po zakończeniu ulgi na start lub od razu po rozpoczęciu działalności, jeśli z ulgi na start się nie korzystało. Warto dopilnować terminów — spóźnienie się z rejestracją może skutkować utratą prawa do preferencji.

Mały ZUS Plus – ulga dla małych firm, które chcą płacić mniej i działać dłużej

Wielu przedsiębiorców, którzy zakończyli korzystanie z ulgi na start i preferencyjnych składek ZUS, zderza się z trudną rzeczywistością pełnych obciążeń. Dla tych, którzy mimo rozwoju nadal działają na niewielką skalę i generują niskie przychody, rząd przygotował kolejne narzędzie wsparcia – Mały ZUS Plus. To ulga pozwalająca przez nawet 36 miesięcy opłacać składki społeczne w niższej wysokości, dopasowanej do rzeczywistego dochodu firmy.

Dla kogo przeznaczony jest Mały ZUS Plus?
Z ulgi mogą skorzystać przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą na niewielką skalę, których roczny przychód w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 120 000 zł. Dodatkowo, warunkiem jest aktywność gospodarcza trwająca przez co najmniej 60 dni w tym samym roku. To ukłon w stronę mikrofirm, freelancerów czy osób pracujących sezonowo, dla których standardowe składki mogą być zwyczajnie zbyt dużym obciążeniem.

Co ważne, podobnie jak w przypadku wcześniejszych ulg, z Małego ZUS Plus nie skorzystają osoby, które w bieżącym lub poprzednim roku wykonywały działalność na rzecz byłego pracodawcy, jeśli czynności te były podobne do tych świadczonych wcześniej w ramach etatu. Celem jest utrzymanie przejrzystości i uczciwości systemu ubezpieczeń.

Jak długo można korzystać z tej ulgi i jak ustalana jest wysokość składek?

Ulga może obowiązywać do 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności. Nie trzeba wykorzystywać jej „ciągiem” – można z niej korzystać w kilku okresach, o ile mieszczą się one w wyznaczonym limicie.

W przeciwieństwie do wcześniejszych ulg, Mały ZUS Plus wymaga indywidualnego podejścia. Wysokość składek społecznych jest uzależniona od faktycznego dochodu z działalności – czyli przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania. Na tej podstawie wyliczana jest podstawa wymiaru składek, która musi mieścić się w przedziale:

nie mniej niż 30% minimalnego wynagrodzenia,
nie więcej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

To rozwiązanie korzystne dla osób, które mają niewielkie, ale stabilne dochody i chcą legalnie prowadzić działalność, bez ryzyka, że składki pochłoną większą część ich przychodów.

Uwaga: ulga nie obejmuje składki zdrowotnej
Niezależnie od wysokości dochodu i korzystania z Małego ZUS Plus, przedsiębiorca nadal musi opłacać składkę zdrowotną. Jej wysokość zależy od formy opodatkowania i ustalana jest odrębnie – ulga nie obejmuje tej części zobowiązań wobec ZUS.

Jak i kiedy się zgłosić?
Aby skorzystać z Małego ZUS Plus, należy złożyć w ZUS odpowiednie dokumenty zgłoszeniowe – formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA – wraz z kodem tytułu ubezpieczenia: 05 90 (pełny ZUS) lub 05 92 (bez dobrowolnej składki chorobowej). Zgłoszenia trzeba dokonać do 31 stycznia danego roku, w którym chce się korzystać z ulgi, lub w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności, jeśli została założona po tym terminie.

Standardowy ZUS – pełne składki po zakończeniu ulg

Wysokość składek w 2025 roku:

Składka emerytalna (19,52%): 1 015,78 zł.
Składka rentowa (8%): 416,30 zł.
Składka chorobowa (2,45% – dobrowolna): 127,49 zł.
Składka wypadkowa (1,67%): 86,90 zł.
Fundusz Pracy (2,45%): 127,49 zł.
Łącznie (bez składki zdrowotnej): 1 773,96 zł

Składka zdrowotna: Obliczana na podstawie formy opodatkowania i dochodu.

Praktyczne porady dla nowych przedsiębiorców – jak uniknąć błędów na starcie

Wejście w świat własnego biznesu to duże wyzwanie, szczególnie na początku. W ferworze rejestracji działalności, wyboru formy opodatkowania i pierwszych decyzji operacyjnych łatwo przeoczyć coś istotnego. Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą Ci lepiej zaplanować start i uniknąć niepotrzebnych komplikacji:

Załóż firmę na początku miesiąca – jeśli planujesz skorzystać z ulgi na start lub innych preferencyjnych rozwiązań, warto rozpocząć działalność dokładnie 1. dnia miesiąca. Dzięki temu każdy miesiąc zostanie wliczony w pełnym wymiarze, a Ty nie „stracisz” części przysługującego Ci okresu ulgowego.
Nie przegap terminów – system ulg ZUS działa na zasadzie ścisłych terminów. Zarówno zgłoszenie do Małego ZUS Plus, jak i objęcie preferencyjnych składek wymaga złożenia odpowiednich dokumentów we wskazanym czasie. Nawet jednodniowe opóźnienie może oznaczać utratę prawa do ulgi w danym roku.
Zasięgnij porady specjalisty – nie wszystko da się ogarnąć samodzielnie. Współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym może uchronić Cię przed kosztownymi błędami i pomóc w zoptymalizowaniu kosztów – zarówno w zakresie składek ZUS, jak i podatków. Księgowy podpowie Ci również, która forma opodatkowania będzie dla Ciebie najkorzystniejsza oraz zadba o Twoją dokumentację.

Pamiętaj – lepsze przygotowanie na początku działalności to mniej stresu i większa pewność w działaniu później.

Zadbaj o bezpieczny start – skorzystaj z pomocy biura rachunkowego Effepro

Rozpoczęcie działalności gospodarczej to moment, w którym warto mieć u boku profesjonalnego doradcę. Biuro rachunkowe Effepro oferuje kompleksowe wsparcie dla nowych przedsiębiorców – od rejestracji firmy, przez dobór formy opodatkowania, aż po obsługę księgową i zgłoszenia do ZUS.

Nasi specjaliści pomogą Ci przejść przez proces rejestracji krok po kroku, zadbają o to, byś nie przegapił żadnego z ważnych terminów oraz dobiorą optymalny wariant składek i ulg, z których możesz skorzystać. Dzięki temu od samego początku możesz skupić się na rozwijaniu biznesu, zamiast martwić się formalnościami.

Działamy przejrzyście, terminowo i z pełnym zaangażowaniem – bo Twój sukces to również nasza satysfakcja. Jeśli stoisz u progu swojej działalności, skontaktuj się z nami i zacznij swoją przygodę z firmą bezpiecznie i świadomie.